Excel2013从入门到精通教程 第3章 轻松管理Excel数据.pptxVIP

;/ 本章导读 　 Excel 2013 不仅具有强大的计算功能，同时拥有强大的 数据管理功能。当表格中数据繁多时，可以使用 Excel 对其 进行排序，将数据依次排列；当只需查看表格中某些数据时， 则可通过筛选功能筛选有用的记录；而汇总功能可将某类记录 汇总到一起，更利于对整体数据的查看、对比以及分析；同时 还可突出显示重要的数据内容。 本章将主要介绍管理数据的常 用手段，包括数据的排序、数据筛选、数据汇总以及数据验证、;;3.1.1 数据排序 数据排序是较为基本的管理方法，用于将表格中杂乱的数据按一定的条件进行排序，如在提成表中按提成额进行排序，在销售表中按销售额的高低进行排序等，以便更加直观地查看、理解数据并快速查找需要的数据。 排序有 3 种方式：简单排序、关键字排序和自定义条件排序。;1．简单排序 简单排序是数据排序管理中最基本的一种排序，选择该方式系统将自动对数据识别并进行排序，包括升序和降序两种方式。 下面在“平面设计师提成统计表”工作簿中，使用简单排序将签单总金额进行降序排列，然后将提成率按升序排列，其具体操作步骤如下。;STEP 1 降序排列 1 打开“平面设计师提成统计表”工作簿（素材＼第 7 章＼平面设计师提成统计表 .xlsx），选择要进行排序的“签单总金额”列中的任意单元格； 2 选择【数据】/【排序和筛选】组，单击“降序”按钮 。 STEP 2 降序效果 此时，所选单元格所在的“签单总金额”列将自动按照“降序”方式进行排列。;STEP 3 升序排序 选择“提成率”列中的任意单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“排序”命令，在弹出的子菜单中选择“升序”子命令。 STEP 4 升序效果 此时，“提成率”数据列内容将自动按照“升序”方式进行排列（效果＼第 7 章＼平面设计师提成统计表 .xlsx） 。;2．按关键字排序 按关键字排序，通常将该方式分为按单个关键字排序与按多个关键字排序，主要通过“排序”对话框实现，按单个关键字排序与简单排序相似，只需在“排序”对话框中指定排序的列单元格内容，按多个关键字排序主要针对简单排序后仍然有??同数据的情况。 下面将在“平面设计师提成统计表 1”工作簿中按关键字排序相关数据，其具体操作步骤如下。;STEP 1 打开“排序”对话框 打开“平面设计师提成统计表 1”工作簿（素材＼第 7 章＼平面设计师提成统计表 1.xlsx），选择【数据】/【排序和筛选】组，单击“排序”按钮。 STEP 2 设置关键字与排列方式 1 打开“排序”对话框，在“主要关键字”下拉列表中选择“提成率”选项； 2 在“排序依据”下拉列表中选择“降序”选项； 3 单击“确定”按钮。;STEP 3 查看排序结果 此时，“提成率”列将按照“降序”方式进行排列。 STEP 4 设置多个关键字 1 打开“排序”对话框，单击“添加条件”按钮； 2 在自动添加的“次要关键字”下拉列表中选择“获得的提成”选项； 3 在“次序”下拉列表中选择“升序”选项； 4 单击“确定”按钮。;STEP 5 查看排序结果 此时，当“提成率”相同时，“获得的提成”列中的数据将按照“升序”方式进行排列（效果＼第 7 章＼平面设计师提成统计表 1.xlsx） 。;3．自定义排序 Excel 中的“降序”和“升序”排列方式虽然可满足多数需要，但对于一些有特殊要求的排序则需进行自定义设置，如按照“职务”“部门”等进行排序。 下面将在“平面设计师提成统计表 2”工作簿中设置自定义排序，按照职务大小进行排列，其具体操作步骤如下。 STEP 1 自定义序列 1 打开“平面设计师提成统计表 2”工作簿（素材＼第 7 章＼平面设计师提成统计表 2.xlsx），在【数据】/【排序和筛选】组中单击“排序”按钮 ，打开“排序”对话框，在“主要关键字”下拉列表中选择“职务”选项； 2 在“次序”下拉列表中选择“自定义序列”选项。;STEP 2 设置自定义序列内容 1 打开“自定义序列”对话框，在“自定义序列”选项卡的“输入序列”文本框中输入自定义的新序列； 2 单击“确定”按钮。 STEP 3 确认排序 1 返回“排序”对话框，在“次序”下拉列表中即可看到自定义的排序方式； 2 单击“确定”按钮。;STEP 4 查看排序结果 返回工作表，便可查看到按照职务大小进行排序的效果（效果第 7 章＼平面设计师提成统计表 2.xlsx） 。;4．按行排序 在 Excel 中默认的排序方式是按列排序，而某些场合需要对数据按行排序，此时可通过“排序选项”对话框设置按行排序。 下面在“平面设计师提成统计表 3”工作簿的“2015年度提成统计”工作表中将武侯区业绩提成以升序排列，其具体操作步骤如下。 STEP