淮南工业学院科研类档案工作规范试行.doc

- PAGE 1 - 淮南工业学院科研类档案工作规范（试行） （院人[2001]14号） 为加强科研类档案工作，提高科研档案的质量和管理水平，充分发挥档案的作用，依据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《普通高校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》，结合我校实际，特制定本规范。 一、基本原则 1、凡在科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属科研档案。 2、科研档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。 3、科研档案工作必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研工作和建档工作“四同步”管理，即：下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。 4、要努力实现科研档案工作从经验管理向科学管理转变，并逐步采用先进管理技术手段，大力开发档案信息资源，为学校工作和社会发展服务。 5、各科研管理和科研业务部门应明确一名分管档案工作的负责人，并配备相应专（兼）职档案干部，统一管理本部门，本系统的科研文件材料，并按期向校档案馆办理移交。 二、归档范围 1、归档的主要内容：综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。 2、归档的重点：本校承担的科研项目（课题）各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。 3、不归档的文件材料：上级有关科研普发的（非专指高校）、不办的文件；上级有关科研的未定稿的文件，未生效的合同、协议书；未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目；重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件；非隶属单位抄送的不办、也无参考价值的文件；校内其他单位发来的文件；与校外单位交换来的材料。 三、归档要求 1、归档的科研文件材料必须字迹工整，格式统一，鉴定手续完备，一律用碳素墨水书写，禁止用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水书写。 2、坚持由科研文件材料形成部门立卷归档的原则，由各系（分院、职院）和科研管理部门的专（兼）职档案员分别负责将积累的文件材料向校档案馆归档。 3、坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。课题结束后，由本课题组负责人主持立卷，兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题组的业务性文件汇总整理成卷。 4、卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。 5、卷内材料一律拆掉金属物，分别用线装订，对破损的文件材料应进行修补。 6、各种材料大小均为16开，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。 7、按顺序编排页号，无论单面或双面，只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。 8、移交档案时，交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。 9、移交时应填写目录，移交目录一式两份，双方各执一份。 四、归档时间 科研综合管理文件应于次年6月底前归档。其他各类材料完成一个项目，项目完成2个月后，移交归档。 二ОО一年十月十日 附件：高等学校科学研究类档案归档范围和保管期限表 KY11 综合 序号　　　　　　　　　　类目名称　　　　　　 　　　　　　　　保管期限 1　　科研行政管理文件材料　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　长期 2　　科研计划管理文件材料　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　长期 3　　科研成果管理文件材料　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　长期 4　　科研经费管理文件材料　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　长期 5　　申报科学基金及有关批复　　　　　　　　　　　　　　　 　　　长期 6　　学会工作（学术活动）材料　　　　　　　　　　　　　　　　　 短期 KY12—1　　科研准备阶段 序号　　　　　　　　　　类目名称　　　　　　　　　　　 　　　 保管期限 1　　开题报告与课题调研论证材料　　　　　　　　　　　　　　 　　长期 2　　任务书、合同、协议书　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 永久 3　　课题研究计划、设计