组织管理 第八章 文件处理.docxVIP

PAGE PAGE 102| 大专佛青领导与管理手册 组织管理 组织管理 | PAGE 103 第八章 文件处理 一、重要性 资料的储存 除了原始资料的保存，资料也可以电脑存档（soft copy）。若想广泛流通或予成员共享的资料，也可以录制成光碟或利用互联网储存连系。 方便查找 组织愈庞大，历史愈悠久，资料文件的储存将愈多；然而繁多的文件资料查找起来并不容易，故此，这些资料文件就必须加以分类与编码，以方便日后查找。 供后人参考 前人的资料乃后人进行相关活动时极好的参考资料，部分文件可作为范本，检讨报告可帮助后人警觉不重蹈覆辙。 节省时间 许多组织的秘书或文书在办活动时，常为了准备文件或缺乏参考资料而苦恼不已，其实部分文件根本不需要用太多的时间在重拟与输入上，如果资料储存完善，那么就可以参考前人的文件，或可以直接使用前人的电脑存档（soft copy）进行修改，即方便 又省时。 历史的记录 许多佛学会，因为没有良好资料处理，导致后来的理事成员都无法确知佛学会的历史背景，真是遗憾。文件的良好处理，可以帮助成员了解学会的背景与历史，而且这些资料文件亦是日后研究编辑会史的最好根据。 6.不忘初衷 一个团体历时越久，资料文件就会越多。有时届任的交替，传承不佳的情况下，容易出现组织僵化的现象，或纯粹只继承了前人的办活动的模子，而无法知悉、体会、消化与实践团体的宗旨、理念。在这样的情