3合理布置办公室培训教材.ppt

《秘书实务》国家精品课程 课程负责人：禹明华 课程主讲人：周妮、刘婕 项目一 营造安全舒适的办公环境 模块二 秘书办事模块 任务一 合理布置办公室 [知识目标] 1、办公室的布局类型 2、办公室合理布局的作用 [能力目标] 能够合理安排和布置办公室 [教学重点] 办公室布置的要求 [教学方法] 案例分析、现场模拟、讨论 [教学课时] 2课时 任务分析 办公室是一个组织开展经营活动所必需的，是一种必须支付的资源，费用通常是按平方来计算的。空间越大，费用越高。如何在有限的空间中获取组织的最大效益，是一个组织的领导必然会考虑的，作为秘书高山在这一点上必须或协助安排布局好办公室。要安排和布局好办公室，第一，要了解公司涵盖哪几个部门；第二，每个部门的办公室在布局上有什么要求；第三，从经济实用的角度考虑，合理进行整体安排，并对室内环境进行布局。 一、公司机构 二、各部门布局要求 三、办公室布置 （一） 有利于沟通 （二） 便于监督 三 协调、舒适 1、 办公室 布置 三大 原则 传统的办公楼多为中间一条走廊，两边是多间15—20平方米的小间，这些小间都是带门窗的独立小房间，每个房间供一个或几个人使用 小办公室 办公室的类型 一个比较大的工作空间内包含众多单个工作位置的组合。这样的办公空间多为100至200平方米的大厅，中间或窗边留出走廊 大办公室 规模小的单位，如三五人的办事处、联络处等往往租用公寓来作为办公场所 公寓式办公室 点击添加标题 2、办公室的类型 小办公室样图 大办公室样图 公寓式办公室布局 小办公室、大办公室、公寓式办公室的优缺点 3、办公场所的整体安排 （1）办公桌椅 办公桌椅的样式、规格和颜色要与办公室内的装饰相协调。其款式多采用多平面转角平台。人坐在中间，右下方设置抽屉组合，左上方放置电脑，以适合使用电脑和读写等多种要求。有条件的可采用自动升降的办公椅，以适应工作人员的身体高度，方便工作。 除自然光外，办公室的光源布置应自然均匀而且柔和明亮。一般来说，在写字时，光源应来自左方；而打字时，光源最好来自两方，总之，以面前不出现任何阴影妨碍视线为宜。会议室宜采用能集中与会人员的注意力和保持讨论态度的高光亮度。在通道内则宜采用使人感觉到平静的暗光。 （2）办公室的光线 （3）颜色 会议室：以浅色与中性的颜色为佳 会客室：以欢愉的、中性的颜色为佳 走廊：宜用明亮的颜色，因其缺少自然光线 休息室：休息室宜用蓝色和淡红色 私人办公室：视主人偏好而定 普通办公室：天花板宜用白色，墙壁颜色注意相互调和 （4）空气调节 26℃ 50% 通风 干净 温度 湿度 流通 清洁 （4）办公设备及用品 碳粉有毒，复印机宜放在通风良好的窗边，且尽量稍微远离办公桌。电脑、传真机、打印机扫描仪、投影仪、数码文件中心等办公设备宜集中放在一个区域，便于电源接线和维护管理。 （5）办公室装饰 办公室一般使用本色或白色的垂直窗帘。如果要打开，应打到底，宽敞透亮关闭时应统一角度，不然会显得比较凌乱。另外，室内可放些对人体有益的绿色植物，它不仅使人赏心悦目，在现代办公环境中有着点缀色彩调节气氛的作用。 办公环境检查表 序号 项 目 检查内容 检查结果 1 整理 将不再使用的文件资料、工具、样板、纸张废弃处理 将一年内不再使用的文件资料，按编号归类类指定文件柜 将时钟调准时间，日历进行更新 台面、抽屉最摆放用品是否放平稳妥当 盆景等是否整理掉枯枝烂叶 摆放在上司办公桌上的用品是否整理好 办公环境检查表 序号 项目 检查内容 检查结果 2 整顿 办公用品、文件等放置要整齐有序 文件处理完后均要放入文件夹，且要摆放整齐 文件夹都要有相应的标识 办公桌及抽屉整齐、不杂乱 私人物品放置于规定位置 电脑线用绑带扎起、不凌乱 办公环境检查表 序号 项目 检查内容 检查结果 3 清扫 将地面、墙、天花板、门窗、办公台等打扫干净 办公用品擦洗干净 办公用品破损处理修理好 办公室通风、光线充足 沒用噪音及其它污染 办公环境检查表 序号 项目 检查内容 检查结果 4 清洁 每天下班些时间进行卫生清洁工作 随时自我检查，互相检查，定期或不定期进行检查 对不符合的情況及进纠正 整理、整顿、清扫保持得非常好 练习：办公室布局 案例 办公室面积 ：14平方米 办公人员：主管1名 秘书1名 下属3名 办公设备：茶几、公用电脑、5张办公桌等 方案一 门 电脑 职员 职员 职员 秘书 上司 茶几 窗户 方案二 门 职员 职员 上司 茶几 窗户 秘书