照片和会计档案整理.ppt

归档时每一年度的数码照片刻录成一张光盘，给一个光盘顺序号。 每次活动设一子目录，选几张代表性的，冲印成照片做成照片档案。 数码照片分辨率最起码要达到1280dpi*960dpi以上，采用光盘介质bmp或jpg格式。 数码照片参照底片管理。 数码照片做在照片档案中时，在底片号一栏填写：光盘号+目录顺序号+照片号。 比如 ：GP.1.2-3 其中GP指数码照片刻录成的光盘，1指某一年度，2指该年度中的第二次活动，比如职代会。--3是指照片号，该活动中的第三张照片。 编制数码照片检索指南编号填写：光盘号+目录号标题：即每一次活动的时间、人物、事件名称 编号 标　题 照片 张数 编制 保管期限　 备注 部门 日期 年 月 日 GP.1.1 2007.1.17省教育厅高红处长检查教学工作 10 GP.1.2 2007.2.8学校召开职代会，王芳校长主持，市教育局李玉副局长到会 15 GP.1.3 GP.2.1 GP.2.2 照片(底片)档案整理要求： 1、要组成保管单位(即组成案卷)，数码照片要刻录成光盘。 2、案卷题名要大致概括卷内照片的基本主题。 3、编号要规范、准确、清晰，不得出现重复，漏编或空号。 4、说明格式正确，项目齐全，能准确揭示照片内容，反映整理情况。 5、装订美观，卷内目录、备考表填写完整。 6、有完整、符合标准格式的案卷目录。 会计档案管理 一、定义 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 二、新会计档案管理办法出台 1、1984年6月1日 财政部、国家档案局出台《会计档案管理办法》 2、1998年8月21日财政部、国家档案局下发文件，新的《会计档案管理办法》自1999年1月1日起实施。 三、会计档案管理 1、会计档案收集归档 a 归档范围(四部分) 会计凭证：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。 会计账簿：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。 财务报告：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 其他：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。 b 不归档范围 会计管理、预算计划等财务管理方面的文件材料不属于会计档案归档范围。 c 归档时间 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。 照片档案的管理 一、概念介绍 1、照片档案 国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。 2、常规照片档案 用一般照相机和普通胶片，采用可见光使胶片感光的照片档案。 二、照片档案管理现状 国家关于照片档案的管理规范 国家技术监督局2002年批准发布国家标准《照片档案管理规范》GB/T 11821-2002 苏州市出台的相关文件 苏州市档案局档发［94］21号文件 《关于国家标准<照片档案管理规范>的贯彻意见》 苏州档案局档发［98］16号文件 《关于加强对机关照片档案管理的意见》 照片档案存在的问题： 1、 收集不全。 2、 整理凌乱。 3、 装具混乱。 尤其是收集不全的问题特别突出。 a材料不全 b底片不全 c照片说明不全 三、照片档案的作用 1、 历史记录的真实见证。 2、维护单位利益的旁证。 3、 基建维修的依据。 四、照片档案的收集 1、范围(七个方面) a 本单位各种重要工作会议的照片。 b 党和国家领导人、人民代表 、上级机关领导等视察检查本地区本单位的工作时的照片。 c 本单位重要外事活动照片。 d 记录本单位重大事件活动的照片(反映主要工作职能、工作成果) e 本单位获得各种荣誉的照片。 f 与其它载体档案有密切联系的照片。(文书档案、基建档案的补充) g 其它具有保存价值的照片。 2、归档时间 a 随时归档 b 阶段性工作结束归档 c 年底归档 3、归档要求： a 底片、照片、说明三者齐全 b 底片与照片影像相符 c 注意画面形象 d 有选择性的归档 五、照片档案的整理： 1、照片档案的整理原则。 有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于利用的原则。 照片档案分为照片和底片两大部分，底片应单独整理和存放，照片和说明一同整理和存放。