办公室文员工作职责8.docx

办公室文员工作职责 文员岗位职责 1、负责接听、转接外部电话； 2、负责接待来访人员。 3、负责办公室的各项资料的打印、复印、扫描、装订、销毁等文秘工作。 4、负责做好各项会议安排、记录、纪要、决议跟进。 5、负责公司传真件、公文、信件、邮件、报刊、杂志、广告页等资料的签收、整理、分送，并做好相关记录。 6、做好公司宣传专栏、网络资料的组稿、更新。 7、负责办公室各项档案资料（包括电子档）的收集、整理工作，负责与工作内容相关的各类文件的归档管理。 8、做好业务内勤工作。负责客户资料的入档；空白表单、合同的管理；参与市场宣传、推广、公关；能够进行初级的客户咨询。 9、协助招聘，管理员工档案,参与人事、业务等相关考核统计。 10、统计每月考勤，上报主管领导，并送交财务做帐，留底。 11、负责办公室物品的保管、整理、出库、入库、发放、使用登记和离职时的收缴。 12、负责公司办公设备的管理，计算机、传真机、复印机的具体使用和登记，管理办公室各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。 13、负责办公室公共区域、总经理室的清洁卫生。 14、负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围 15、负责下班时对整个办公区的巡视，查看门窗、饮水机电源、电脑电源等关闭情况并做记录。 16、负责公司全体员工的后勤保障工作，包括发放办公用品、印制名片、办理工卡、定水、定票、办证、邮寄。 17、负责按时缴纳水电、电话、网络等常规性费用，确保畅通使用。 18、完成上级安排的其他临时工作任务。 　　 　　 文员工作细则 一、前台接听来访电话 1、三大注意：三声之内接起，即使是你正在接听一个电话；在电话中微笑；号码四号一组。三大细节：在电话傍准备纸和笔；把握通话节奏，给对方留说话的时间；声音适中，即让对方听清，又不影响他人。 　　2、做好前台电话的转接工作，有人需要转接到总经理办公室、财务室时需要与总经理、财务相关人员沟通好后方可接入。 3、出现电话没有办法转接或是需要听电话的员工不在办公室时及时留下顾客的电话与姓名，方便公司员工与他取得联系。每日要形成电话来访登记，梳理汇总相关信息。 4、对来往电话接听准确及时、声音清晰、态度和蔼，恰当使用礼貌用语；对紧急电话设法接通，未通者速报主管领导处理。 二、前台接待来访客人 　　1、客人来访要主动微笑问候 “您好”“请问”“麻烦您稍等一下”，请客人到茶座就座，询问来访事由，确定被访部门、被访人，同时按照客人的需求送上饮品（给定咖啡、果汁、茶、水，让客人选择），通知被访人接待；在客人与被访人交流时，及时给与饮品添加、资料准备等方面的支持；客人离开时要从吧台起身，尽量参与礼送，要有礼貌语“再见”“慢走”；客人离开后要及时收走纸杯，整理茶座。 2、一次性接待顾客三个以上时可以叫其他人员帮忙接待。 3、客人来访，被访人不在、并且不能很快返回时，要准确记录来访人的相关信息，及时通知被访人，客人等候期间要主动呈递公司资料及相关报刊杂志。 4、认真接待每一位客人，要做到语言礼貌、举止文雅，体现节奏效率，传递公司文化，做好公司的形象窗口。 5、前台每日要形成客人来访登记，梳理汇总相关信息。 三、文书文秘工作 1、文件打印要实行标准化操作，初稿统一用环保纸打印，重要文稿的领导修改稿要妥善保存，打印文档要分类执行统一版式、统一字号、统一台头。用印文件要有备份存档，附用印审批，形成登记表。及时整理电脑中的电子文档资料，合理归档。 2、打印、复印、扫描、传真要执行登记制度，对文档的内容、用途、页张形成统计。要准备掌握各种文件、证照、资质的复印、扫描、传真要求及技巧，体现专业精神。 3、文件的装订：常规文件采用左侧二钉的方法装订，要求边距适中；孔洞材料要求折页整齐，美观大方。对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料,应按照A4纸型的尺寸加以折叠,尽量减少折叠层次,折痕处应尽量位于字迹之外。文档装订时,正文在前,底稿在后；正文在前,附件在后；原件在前,复制件在后；转发文在前,被转发文在后；来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后；结论性材料在前,依据性材料在后。有文件处理单的，应放在最前面。不同文字的文本，无特殊规定的中文文本在前，外文文本在后。装订前将“件”内的各页以左上侧对齐，有材料附件的用化学胶棒粘贴左上角， 4、文件的销毁：废旧文件、资料不得随便弃置、不得变卖，各部门必须严格遵守相关保密制度，本部门日常办公作废的文件、草稿、清样、腊纸、复印废页及其文字废纸，要集中捆扎或装在"废旧文件袋"内，送到前台，统一登记销毁。 5、负责制作、上报公司要求的各类统计报表等相关资料，按照合理的格式通过打印机打印出来交给相关人员。 四、各项会议安排、记录、纪要、决议跟进。 1、会议安排：要根据公司行事