合同管理内控流程图.doc

8.6 合同管理内部控制流程图 合同业务管控 一、合同业务管控范围、目标与职责 合同管控是指对本局及下属单位有关经济合同的草拟、会 签、审批、签订、执行以及持续监督的工作流程做出规范， 明确了合同管理方面的各项具体工作，旨在降低和避免合同 中存在的风险。 (一)控制目标 1.经济合同订立、履行、变更以及纠纷处理等合法合规。 2.拟定相关的控制措施，规避合同风险的产生。 3.为经济活动合法合规提供合理保障。 (二)相关制度 1.《中华人民共和国合同法》 2.《合同管理制度》 (三) 职责分工 1.局主管领导。负责对合同签订的审核，出具审核意见。确 定项目合同及其修改的签署、合同纠纷的处理审批等。 2.合同业务经办部门。负责合同会签及提出相关意见；所经 办合同的资信调查、谈判、起草和签订，并对合同的可行性 负责；合同变更或解除的经济性评价；所经办合同的履行、 变更、解除、验收及结算业务；搜集整理所经办合同在签订、 履行、变更、终止和解除中的有关资料；及时记录合同的基 本内容及合同的订立、履行、变更、解除等情况，建立合同 台账；负责保管合同的订立、履行、变更、解除和纠纷处理 等执行过程中所形成的全部资料，建立合同档案；履行合同 约定义务，定期检查合同的履行情况，真实、准确填写合同 签订、履行情况表，并及时向计财科和办公室报送合同及报 表；发生合同争议时及时向办公室法务专员和分管领导等汇 报；负责或参与争议及诉讼处理，并及时提供处理争议的有 关证据。 3.法制科。负责完善合同管理制度修订；合同合规性和合法 性审查；负责提交合同示范文本，履行合同审批程序；合同 法律纠纷处理，提交合同纠纷处理报告；经济活动涉及法律 事务的办理等。 4.办公室。合同文本归档、合同信息的统计分析；合同的编 号、台账工作及档案管理；合同专用章使用与保管。 5.财务科/室。参与重大经济项目合同会签及合同修改签署； 负责与合同管理部门进行沟通；根据合同进度结算相关资金 等。 6.监审科。负责对合同的订立、履行、修订、转让、终止和 解除等流程及职责的履行情况进行监督检查，发现缺陷向有 关领导报告， 促进合同目标实现。 如下图：合同业务风险评估及应对 节点 控制节点 涉及岗位 风险描述 控制措施 1 办公室 单位未制定合同管理制度，未明确主责 部门及岗位，授权审批和签署权限不明 确，合同专用章未明确保管责任者。 根据合同法的要求，完善合同 管理制度，明确主管部门及相 关的程序，签署金额权限，未 经批准不准对外签约。 合同章使用范围未明确，末经授权以单 明确规定各类合同签约的范围 2 办公室 位名义对外签订合同等，可能导致违规 签约合同管理混乱，造成经济纠纷的风 权限及条件，限额外合同未经 领导班子会讨论授权，不得签 险。 署任何合同。 合同管理 未明确合同实施归口管理责任单位，计 建立健全协调沟通机制，合同 3 办公室 财科与合同管理部门沟通协调机制不 健全，合同管理、预算管理、收支管理 主责部门负责合同履行及问题 解决；计财科负责与预算、资 脱节。可能导致合同履行风险。 金支付相协调。 合同订立管理职责不清，对合同订立的 对影响重大、专业技术高、法 4 主管部门 范围、条件以及影响重大，涉及较高专 业技术或法律关系复杂的合同未作出 律关系复杂的合同，应聘请专 业人员研究合同内容听取专家 明确规定。可能导致失控风险。 意见后，班子会再确定。 业务主办部门应对合同对方资 未曾对合同对方的资质、履约能力和独 质、履约能力进行审查，并形 5 主管部门 立承担民事责任的能力进行审查，可能 成审查记录，审查人签字确认， 影响合同的正常履行，产生合同纠纷风 经主办部门负责人审核签字， 险。 作为合同履约的重要资料进行 保存。 对专业性较强合同，应聘请专 重要(大)合同标准不够明确，关键条款 业人员审核，对重要内容如履 6 合同签订 主管部门 含糊不清，可能存在重大漏洞和欺诈，约期限和方式，违约责任和争 导致合同纠纷，影响工程进度，造成经 议的解决办法，合同变更和解 济及名誉损失风险。 除条件等未搞清前不准签合 同。 7 主管部门 订立重要合同时，财务、法务等部门未 参与合同评审，未明确会审各个岗位的 会审标准，或专业素质低，可能导致合 同存有不恰当的内容及条款、权责不对 等，使单位利益受损风险。 法务负责审查各类合同的合法 性、内容的合规性，并对合同 签订、履行进行指导，对合同 纠纷与诉讼进行处理。其他人 员对审核的相关条款也要承担 审核责任。 8 主管部门 合同谈判的重要事项没有形成文件记 录，出现争议时无据可依，可能影响合 同执行及后续合同的签订。 谈判过程中的重要事项，参与 谈判人的主要意见，合同经办 人应当予以记录并妥善保存， 可作为履约、追责的依据。 合同起草人员没有充