公司文件(资料)管理制度.pdfVIP

文件管理制度 第1章 总则 第1条 目的。 通过对公司内部文件控制流程进行管理，使文件管理控制工作更加系统、科 学、规范、高效，以保证各部门及人员及时、正确地使用有效文件，提高工作效 率。 第2条 适用范围。 本制度中的“文件”包括公司日常运营过程中产生或所需的文件资料、公司 业务往来公文以及公司对内发布的所有流程、制度、作业标准与规范、作业指导 书等。 根据公司各类文件的性质进行纵向层级划分，可分为下列五级文件。具体如 下表所示。 公司内部文件各层级内容范畴 文件等级 文件内容 一级文件 公司章程、基本法、质量手册等体系文件、公司营运资质证照等 二级文件 公司核心的业务流程和管理流程等 三级文件 公司日常工作流程和制度 四级文件 各部门、车间内部文件 五级文件 各类记录 第3条 管理职责划分。 （1）各级主管副总主要负责所辖职责范围内的文件进行审核、批准工作， 其中，总经理 （或管理者代表）还承担着对公司各类体系文件进行定期评审的职 责。 （2）总经理办公室主要负责公司一级文件的组织编制、审核，以及二级文 件的会审组织工作。 （3）综合管理部负责本制度的编制、解释与修订工作，并由其行政专员负 责公司营运、资质类文件资料的保管；其中，综合管理部下辖体系文件管理室， 并由其文控员专职负责公司各类体系文件的统一编号、收发、存档、作废等管理 事宜。 （4）各职能部门负责对各归口职能和分管业务线的有关文件的编制和副本 保管工作。 第2章 公司内部文件编码细则 第4条 公司内部文件的编码主要由以下五个部分组成。 （1）第一部分：公司代号，代码为×××。 （2）第二部分：层级分类代码，代码分别为1、2、3、4、5。 （3）第三部分：大类代码，代码分别为综（综合管理类）、制（生产制造类）、 市（市场营销类）、研（研发类）、其（其它类）等。 （4）第四部分：小类分类代码，代码分别为目标（目标计划类）、人力（人 力资源类）、办公（办公类）、总务（总务后勤类）、保卫（保卫类）、生产（生产 类）、质管（质管类）、项管（项目管理类）、产研（产品研发类）、其（其它类） 等。 （5）第五部分：文件流水号，代码为001～999。 第5条 公司内部各级文件编码示例如下（以综合管理部文件为例）。 （1）一级文件：×××1—001。 （2）二级文件：×××2—综—001。 （3）三级文件：×××3—综—行政—001。 （4）四级文件：×××4—综—行政—001。 （5）五级文件：×××5—综—行政—001—001。 第3章 公司各级文件编制、审核、审批规定 第6条 公司一级文件，由公司总经理办公室组织相关人员进行编制。一级 文件编制完成后，需经总经理办公室主任审核后，交由公司总经理审批。 第 7 条 公司二级文件，由各业务归口部门协同流程协同作业部门共同编 写。二级文件编制完成后，由总经理办公室组织相关部门及人员进行会审。经会 审后，二级文件需交总经理审批。 第8条 公司三级文件，若其覆盖范围超过2个（含2个）职能部门，其编 制工作由各归口管理职能部门组织，并交主管副总审核后，交总经理审批。具体 分工如下。 （1）目标类、计划类三级文件由总经理办公室负责组织编制，交分管运营 副总审核。 （2）人事、行政、总务类三级文件由综合管理部负责组织编制，交分管行 政副总审核。 （3）财务类三级文件由财务部负责组织编制，交分管的财务副总审核。 （4）生产制造类三级文件由生产部组织编制，交分管的生产副总 （或厂长） 审核。 （5）市场营销类三级文件由营销部及相关部门组织编制，交分管的营销副 总审核。 （6）供应类三级文件由采购部及相关部门组织编制，交分管的运营副总审 核。 第9条 公司四、五级文件的编制、审核、审批规定如下表所示。