采购培训方法8.ppt

采购培训 基础数据 供应商档案 采购员设置 审批层次 单据控制 危险类代码 检验代码 自动来源 供应商项目 目录册 工作流程 请购单 询价单 报价单 采购定单 接收 检验 入库 退货 采购模块培训内容 可以建立供应商档案，维护供应商必要的数据。包括 名称、编号和地址。 供应商管理 1 可以在线的查询供应商信息。 可以建立随机的供应商质量、成本、服务、差异报告。 可以合并供应商。 可以建立供应商列表。 采购员设置 2 采购员只能建立自己的采购订单。 在系统中，若你是采购员，则你所建立的任何单据，只能是由你负 责。 在系统中，可以设置采购员采购件的分类。 例如：采购员A负责采购五金类； 采购员B负责采购机电类； 思考：采购员是否需要负责采购不同的物料分类。 审批层次 3 审批层次确定了企业的采购业务中，由谁来审批；并且 若某人无权审批时，又由谁来审批。 审批层次由以下要素组成： 雇员:在采购中即是参与采购业务的人员。 工作(job)：在采购业务中指采购、审批、计划。 职位(position)：指雇员在企业中的职务。如供采购部主管、采购员。 审批层次结构 3.1 审批层次结构将雇员、工作、职位结合成树状结构。 例如：若工作包括采购、审批； 职位包括采购员、采购部主管、研发部、财务、总经理； 雇员包括A、B、C、D、E、F六人分别担任不同职务。 则审批层次可为: 采购 审批 采购员 财务 总经理 研发部 采购部 采购员 采购 审批 审批 审批 A B C D E F 思考：若要建立采购审批层次，需要哪些数据。 单据控制 4 单据指的是采购业务中出现的文本。如请购单、采购订 单等等。 单据控制包含三类： 单据的安全级别 单据的访问级别 单据批准的规则 单据控制通过严格的文本审批和安全控制保证只有被授权的人才能 操作单据，以免影响采购业务。 单据的安全级别 4.1 单据的安全级别用来表明谁能存取单据。 安全级别有4种： 公共的：系统中所有用户都可存取该单据。 私有的：单据创建者和审批者可存取该单据。 采购的：单据创建者、审批者和所有的采购员可存取该单据。 层次的：单据创建者、审批者和所有审批层次上高于单据创建者的用户。 例如：设置计划采购订单为私有的，则只有输入计划采购订单和审 批该订单的人可以存取。 设置采购请购单为采购的，则所有的采购员、审批该单据人和提出请购者能存取该单据。 单据的访问级别 4.2 单据的访问级别用来确定能存取单据的用户能对单据做 怎样的操作。 访问级别有3种： 仅查看：只允许查看单据。 可修改：可查看、修改、冻结、关闭单据。 完全的：可查看、修改、冻结、关闭、取消、最终关闭单据。 注意：中有两个访问选项级别高于以上访问级别， 自己可审批：若该选项为Yes，则建立单据的用户可自己审批；审批者可修改：审批单据的用户可修改该单据。 注意：建立单据者对自己的单据可作除审批以外的操作。 系统的访问控制对已存在的单据作用；用户若能进入建立单据的窗口，就能建立单据。 单据的审批规则 4.3 审批规则通过职位、审批权限、单据类型构成。 职位(position)：指雇员在企业中的职务。如经理、主管、采购员等。 单据类型：采购业务中出现的文本类型。如标准请购单、内部请购 单、一揽子协议、计划采购订单、标准采购订单。 审批权限：可以控制以下几方面的权限。 科目、分类、金额、位置。 例如：某人只能审批10000元五金类采购订单，则设置 为 采购订单，10000元，五金类。 单据的审批规则构成 4.3.1 审批规则确定了某职位对某单据类型具有怎样的审批权限。 例如： 供应采购主管可审批标准请购单， 可审批10万元的标准采购订单 总经理可审批计划采购订单， 可审批100万元的标准采购订单 供应采购主管 审批 标准请购单 10