会议费报销制度.pdfVIP

会议费报销制度V1.0 为了保证公司各项业务活动的正常开展，公司本着合理使用资金的原则，制定公 司“会议费报销制度”，具体规定如下： 一、关于会议费备用金的申请流程 若因工作或管理需要，确实需要召开会议的，可以从公司借取该笔款项， 但是在会议结束的一个礼拜之内，务必报销并结清该费用。 1.公司各部门组织的会议，由具体召开会议的部门（人员）向行政部申 请 （具体申请形式由行政部决定），由行政部将提交上来的开会申请汇总后提交 到行政中心，经行政中心审核批准后，由行政部将向财务部申请该费用（提前3 天提交到财务部）所有的借款均要在预计使用时间前7个工作日交到财务部，由 财务部审核后支付借款； 2.对于确实因办事处或各个部门管理需要，召开的会议、培训以及办事 处/产品线内部沟通发生的一些费用，由各部门主管提前一周向行政中心申请， 经行政中心审核批准后，由申请该项费用的部门向财务部申请（提前3天提交财 务部）同上，由财务部审核后支付借款。 二、会议费包括内容 1. 会议支出分类： （1）召开大型会议所必须的场地租金(发票开：场租费、场地费、租赁费) 及布置会场费用（根据购买物品不同可以开出不同类的发票，在开发票时可以参 考备用金细则），（此费用特指公司级的大型会议，比如：公司年会等） （2）会议用餐费用 发票可以开：会议费（最好），也可以开成餐 费 （3）去外地召开公司级会议而租用的车辆或发生的路途费等发票开成租 车费 （4）去外地召开公司级会议而发生的人员住宿费等费用发票开成住宿 费 （5）其他未列名的费用可以按备用金细则中的规定开发票 三、各级别会议费的限额： 1、公司级会议限额：年会：400元/人，上下浮动不超过10％；半年 /季度会：餐费75元/人天，住宿100元/人天，场租1500元/天，浮动不超过 10% 2、部门会议限额：餐费60元/人天，场租1000元/天（600元/半 天）。 3、产品线会议限额：餐费50元/人天 四、会议费的报销流程 会议结束后，会议召开人（或行政部）应尽快报销该费用，并结清该备 用金。报销流程如下： 1、公司级会议由行政部统一报销，首先报行政中心审核登记，之后报 财务部二次审核，并结清该笔备用金借款。 2、其他部门组织的会议，由各部门会议召开人报销，并经办事处的上 一级领导签字（产品线会议由产品线经理报销办事处主任签字审核、办事处会议 由办事处主任报销）后报行政中心审核签字并登记，之后报财务部二次审核，并 结清该笔备用金借款。 五、报销具体规定 1、有关会议费的发票必须为正规发票，且该单据另外贴票，不要与其 它单据一起粘贴； 2、在发票费用项目上注明为“会议费”或“会务费”、“餐费”、“住 宿费”，不得出现“礼品”等字样。发票抬头必须为公司全称：“北京华信东方 科技有限公司”。(根据费用发生的项目不同，开出不同的发票，见上面会议分 类支出中标明的) 3、贴票时需要附加“会议费”的明细清单，会议期间的餐费需要附加 “餐费水单”，其他费用均需要附加“明细单”或正规的“销售小 票”； 4、贴票时经办部门需填写《会议费报销明细单》，均需注明会议召开 人、会议主题或内容、会议要达到的目的、会议起止时间、与会人数和人员、与 会天数、各项费用的金额以及总计金额。（填写时按照自然天一次粘贴）并将该 《明细单》粘贴于本次报销的会议费的最后一页。（具体见模板） 5、报销会议费时，需附会议通知和会议/培训签到表。 6、其他未尽事宜将酌情处理。 六、不予报销的情况 1、非正式的发票不予报销。 2、对于开具的发票不清楚或项目不全（包括发票抬头、发票内容及发 票的大小写金额）、与实际费用项目不符、有涂改痕迹、无财务章或发票专用章 的，一律不予以报销。 3、没有填写《会议费报销明细单》，或者虽然填写了该《会议费报销 明细单》但是没有粘贴的，或者虽然填写并粘贴了，但是填写不完整、不规范的， 不予报销。 4、未提交会议通知和会议/培训签到表的不予报销。 5、虽然填写了《会议费报销明细单》，但是该《会议费报销明细单》 与会议内容不符，或者该会