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XX 企业管理有限公司 行政人事部管理制度 第一章 总则 第一条 为加强公司行政人事管理，使各项管理标准化、制度化、规范化，以提升企业形象，提高工作效 率，特制定本规定。 第二条 本规定所指行政人事管理包括公文管理、 档案管理、 保密原则、 印鉴管理、 办公及劳保用品管理、 行为规范管理、人事管理、安全保卫管理、后勤保障管理、奖惩制度等。 第三条 本制度适用总公司、分公司及全体员工。 第二章 公文管理 第四条 公文管理是指收文、文件制作与发文管理。 第五条 公文的签收。 1．凡外来公文文件，均由行政人事部认真查收签字。 2．对上级主管部门下达的文件， 必须由行政人事部及时附 “文件处理借阅单 ”后，报送有关领导签批、 审阅。 有重要文件需要向下属部门传达时，行政人事部应及时、迅速送到。 3．行政人事部根据批件人指示，将文件送到承办部门或个人，并对承办部门承办的事项负责催办。 第六条 参加上级相关召开会议带回的文件材料应及时交送行政人事部按收交程序处理，不得个人保存。 第七条 公文制发程序。 主办部门承办人拟稿，负责人审核，行政人事部部长核稿，董事长或总经理签发，行政人事部负责登记、 编号、打印、封发。文件中涉及到多个部门时，由主办部门与有关部门协商、会签，会签稿以部门负责人 签字为准。 第八条 行政人事部有权根据国家政策及公司规定对文稿进行修改。内容不实，格式不符的文稿可以退回 拟稿部门。 第九条 上级下发的文件应注明机密等级、急缓程度、发放范围。 第三章 档案管理 第十条 归档范围 公司所有公文等具有参考价值的文件材料。 第十一条 档案管理由专人负责，保证原始资料及单据齐全完整。 第十二条 档案的借阅与索取 1．总经理、副总经理、行政人事部部长借阅可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。 2．公司其他人员需借阅档案时，要经行政人事部批准，并办理借阅手续； 第十三条 档案的销毁 1．任何人非经允许无权随意销毁公司档案材料。 2．若按规定需要销毁时，由部门主管领导审批在专人监督下销毁。 第四章 印信管理 第十四条 公司各种印鉴（除财务印章外） 、介绍信均由行政管理部实行登记审批制，专人负责保管。 第十五条 日常业务用印，须经行政人事部部长审批，非常务性合同、协议等有关重要文件用印需总经理 签字、署名后方可盖章，并留有原件存档。如违反此规定后果由直接责任人负责。 第十六条 外出办事需带公章时，应由总经理签字批准，行政人事部备案后方可带出，但至少有两人携带 并监督使用。并在规定期限内归还，否则，出现一切事故后果自负。 第十七条 公司印信应严格保管，如有失职、差错、丢失或违章使用，一经发现需追查有关人员责任。 第十八条 公司不允许开具空白介绍信或证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管领 导签字同意后方可开出，未使用的回来后必须交回。 第五章 会议管理 第十九条 公司会议主要由办公会议、业务会议、董事会议组成。 第二十条 每月初为公司例会中的最高级会议， 就一定时期工作事项做出研究和决策。 会议由总经理主持， 参加人为公司总经理、副总经理、各部门经理等领导班子成员。 （可根据实际情况召开一至两次） 第二十一条 公司不定期召开专题会议。 第二十二条 公司每周五下午为办公例会日，是为贯彻落实做出的决议、决定召开的会议。会议由总经理 主持，参加人员为各部门负责人及有关人员。 第二十三条 公司各部门每周或每天早上开早会，针对前一周或前一天工作进行总结及分析。 第二十四条 公司办公例会由公司行政人事部组织。行政人事部应于会前一天将会议的主要内容书面通知 参会的全体人员，并在会后 24 小时之内整理、发布《会议纪要》 。 1．会议纪要的形成与签发： ①公司办公例会会议纪要、决议，由行政人事部整理成文。 ②行政人事部根据会议内容的需要在限定时间内完成纪要和决议的整理工作。 ③会议纪要和决议形成后，参会的公司领导班子成员签字确认。 第二十五条 会议纪律 1．与会人员不得迟到、早退或缺席。特殊情况不能按时到会，应提前向会议召集人请假。 2．与会人员不得中途退席，特