文件管理制度2.doc

FILENAME 文件管理制度 第 8 - 页 共 NUMPAGES 8 页 DATE \@ yyyy-M-d 2012-5-23 文件管理制度 一、目的 为了统一和规范公司文件，便于文件识别、管理及检索，有效执行，特制定本规定。 二、 适用范围 适用于**有限公司跨部门体系文件、管理文件。 三、术语或定义 1.受控文件： 受更改和分发控制，应随时保持最新有效版本的文件，使用部门和人员必 须依据文件的规定执行，盖有“受控文件”识别印。 2.非受控文件： 已受控发布的文件，但不受更改控制，分发时是最新版本，但修订后不另行分发仅供外部相关方（如政府部门、顾客）参考的文件，盖有“非受控文件”识别印。 3.外来文件： 指公司从外部获得的相关的技术标准、法律法规、国家行业标准、客户要求等外来文件需识别转化为公司内部文件后，作为受控文件来管理，需盖“受控文件”识别印。 4．体系文件：指质量、环境、职业健康安全、技术、社会责任管理体系手册和程序文件。体系文件均为受控文件。 5．管理类文件：指企管、行政、财务、人力资源等管理制度、流程及表格类文件。 6. 文件体系说明： 管：企管部发放的对于公司发放各部门范围的文件。 质：质量部发放的关于质量、环境、职业健康安全、社会责任管理体系手册体系文件。 技：技术部负责外来客户图纸、内部技术图纸、工艺流程等技术性文件的管理。 内：各部门内部的规定。 四、职责 1.质量管理部负责质量环境、职业健康安全、社会责任管理体系手册体系文件的受控、发放、回收、作废登记等的管理，部门管理文件参照本规定执行。 2.销售部主要负责外来文件的签收、传递. 3.技术管理部负责外来客户图纸、内部技术图纸、工艺流程等技术性文件的管理。 4.企管部负责管理文件的受控、发放、回收登记等的管理；负责受控管理文件、作废文件、非受控文件的印章管理；负责建立和存档所有公司级文件； 5.各类文件的有效版本确认，由各使用部门负责。 6.各部门的管理文件，由部门负责人审核，报相关领导批准，由企管部进行标准编码工作，原件送企管部备案。 7.文件的更改/修订（评审），由原文件的编制部门负责。 五、工作程序 编制→审核→会签→批准→发放→接收→学习→执行→修订→换版→作废 1．文件的形成 当公司组织架构发生变动、公司管理或客户有新的要求、法律法规有新的要求、现有的操作流程与文件要求发生冲突时，为规范管理可形成文件或更新现有使用中的文件。 2．文件的编制和审批 各部门的相关人员编制文件后由总监审批，其他部门会签后到企管部申请文件编号。 3．文件的生效 审批后的文件交给总经理签字后由拟制部门和企管部存档。 4．文件的实施/生效日期 文件受控发放当天日期为文件的实施/生效日期。 5．文件的标志管理 5.1.受控文件标志 受控文件受控文件电子文档发放文件：由制作部门在封面上加“ ”电子印章。因各种原因需要打印悬挂在现场的纸质文件，由制作部门取消电子印章后，盖“ ”（红色）印章。 受控文件 受控文件 接收部门 发放日期 发 放 号 纸发放文件：生产线悬挂的作业指导书由企管部在每份文件上盖 注：除作业指导书外，其它文件必须在系统受控发放。未通过正式的文件管控系统发布，将被视为非有效文件。 5.2. 非受控文件标志 非受控文件非受控文件，提供给顾客/政府部门、单位或人员文件，盖“ ”印章。未办理相关手续，不允许提供。非受控文件不能代替受控文件的有效版本使用，不作修改和回收处理。 非受控文件 5.3. 作废文件标志 作废文件悬挂在现场的纸质文件，在版本升级或有新文件代替的情况下，由相关部门将旧版文件退回企管部，由企管部盖“ ”印章后处理。 作废文件 6. 文件的接收、保存和使用 纸质文件：应在《发放一览表》上签字，并在本部门《受控文件清单》上作记录后，转交本部门对应的人员。 7．文件的归档 文件的正本必须存放在企管部，签收件存放在各使用部门。原件不对外借出。 （定期转交公司档案室保管） 8．文件的作废及回收 文件可以因各种原因作废。拟文部门如要求作废受控文件，应填写《受控文件作废通知单》，经原批准人签字后交企管部。企管部根据《受控文件作废通知单》和原文的《发放一览表》要求作废，如采用纸质发放的文件由拟文部门向各收文部门收回作废文件并销毁。收文部门必须最迟于3个工作日内将作废文件退回企管部，如在3个工作日内未能将作废文件退回企管部者，需将不能退回作废文件的原因用书面形式，由本部门长确认后交企管部。由于未按时退回作废文件而引起