用友T3采购模块操作手册.pdfVIP

采购系统日常业务流程 采购系统与其他系统的关联： 1.1 ． 部门职责 采购部门的日常工作在 ERP 系统中主要有： 1. 对供应商进行询价，做到货比三家，进行供应商资料的维护； 2. 及时根据与供应商之间的采购合同或其它采购协议录入 采购订单 ，修改并完善采购 订单信息，审核，为生产部门安排采购和生产做依据； 3. 根据供应商到货情况在采购系统中参照采购订单生成 采购入库单 ； 4. 采购助理在系统中参照采购入库单生成虚拟 采购发票 ，并做 采购结算 处理； 5. 跟踪采购订单、采购发票的执行情况； 6. 作好各种采购统计，为决策层提供分析数据； 1.2 日常操作流程： (1) 采购订单： 流程：录入订单 → 订单审核 →关闭订单（即订单执行完毕） 采购订单是企业与供应商之间签订的一种协议。 主要包括采购什么货物、 采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。 (2) 采购入库单： 采购入库单是根据采购到货签收的 实收数量 填制的单据。该单据按进 出仓库方向划分为：蓝字采购入库单、红字采购入库单。采购入库单可以直 接录入，也可以由采购订单或采购发票产生。此处建议采购入库单参照采购 订单生成，这样能在订单与入库单之间建立关联。 单击选单 选择参照 采购订单 1) 表头项目中， 入库单号由系统自动生成或手工编号， 入库日期为实际入库日 期，仓库选择实际入库仓库， 收发类别 选择“ 采购入库 ”； 2) 表体项目中，录入具体的“存货编码” ，其中填明“单价” 、“金额”栏。 注：表头的入库类别注意填写正确，入库类别决定着核算模块生成凭证时带出的会计科目。 (3) 采购发票： 采购发票按发票类型分为：专用发票、普通发票、运费发票。货款结算如 果是现结：要整单结清，否则形成应付。采购发票在复核后会形成应付账款。 对发票进行确认 与入库单进行自动结算 (4) 采购结算： 采购结算 采购结算也叫采购报账，在手工业务中，采购业务员拿着经主管领导审 批过的采购发票和仓库确认的入库单到财务部门， 由财务人员确认采购成本。 采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式；从单据处理上分 为正数入库单与负数入库单结，正数发票与负数发票结，正数入库单与正数 发票结，费用发票单独结算等方式。采购结算的结果是采购结算单，它是记 载采购入库单记录与采购发票记录对应关系的结算对照表。 （取消结算在结 算列表中“删除”即可） 自动结算： 自动结算是由计算机系统自动将相同供货单位的， 存货相同且数量相等采 购入库单和采购发票进行结算。 手工结算： A 使用“手工结算”功能可以进行正数入库单与负数入库单结算，正数发 票与负数发票结算，正数入库单与正数发票结算，费用发票单独结算。 B 手工结算时可以结算入库单中部分货物， 未结算的货物可以在今后取得 发票后再结算。可以同时对多张入库单和多张发票进行报账结算。 C 手工结算支持到下级单位采购