国外大型会议策划方案_国外大型会议策划的流程.docVIP

　　 　　会议、研讨会和培训日等其他会议需要更多的时间和精力才能顺利实现。对于这样的会议，重要的是要制定一个计划。根据有多少人出席会议，会议是多么重要，您可能需要提前几个月开始规划。 　　会议规划第一阶段 　　设立一个项目组组织会议。确定角色和责任，工作方式和联系方式。 　　制定目标和目标。 　　准备项目规格。 　　决定包括设备，场地，交通，餐饮，活动，宾馆，娱乐，讲义等在内的预算... 　　同意时间表，里程碑和期限以及每个会员的时间承诺。 　　会议规划第二阶段 　　准备详细的甘特图，显示序列，时间表和任务。 　　准备一个场地清单，该场地需要为这次会议提供什么。 　　研究场所，检查可用性，要求报价，准备一份候选名单。 　　同意会议日期，记得检查场地，主要演讲者等的可用性... 　　准备会议议程。 　　准备视觉材料，出门，演示等... 　　准备会议通信材料，选择沟通方式，即通过电子邮件发送给员工，电话或亲自到主要客户等。 　　会议规划第三阶段 　　确认会场和预订。 　　确认出席并发送位置/旅行详情。 　　完成交通安排。 　　完成餐饮和住宿。 　　完成娱乐和社交活动。 　　检查视听和电脑设备。 　　会议规划第四阶段 　　尽早到达会议场所，以确保一切顺利。 　　检查会议室是干净的，安排座位，空调/暖气设置在舒适的温度，良好的照明。 　　检查所有设备和供电点，并立即向场地维护人员报告任何故