货代公司管理系统操作流程操作部工作流程.pdfVIP

实用标准 货代公司操作流程操作部工作流程 I、客户服务 一、订舱 1 ． 客户向我司订舱的 2 ． 客户发来的订舱单需显示以下信息，但不限于此： 1 ）托运人 / 发货人 2 ）船公司 / 船名 / 航次或船期 3 ）起运港 4 ）目的港 / 中转港 5 ）货名 6 ）柜型、 柜量 7 ）运价 8 ）托运人的签字、盖章 3 ． 客服人员收到订舱单后，须与 SALES 核对运价是否正确，并由 SALES 在订舱单上签字确认， 然后再向相应船公司订舱 (特殊情况可先口头与 SALES 确认 , 待 SALES 返回公司再补签字确认 ) 。向订 舱时，需先在各船公司专用台帐上自编 S/O 号。4 ． 订舱单发出后，客服人员应主动向船公司确认舱 位，并将船公司传回的订舱确认单第一时间传给客户，订舱确认上面的订舱号与船名、航次要清晰、准 确，以免造成混淆。 5 ． 订舱完毕后，客服人员应及时将资料输入电脑，具体步骤如下： 1 ） 新建委托 ?C 输入托运人、货名、船公司、船名、航次、开航日期、装港、目的港、箱型箱 量。 2 ） 工作号，并按各业务员创建业务编号，比如“客户服务”以 KF 开头。 3 ） 输入费用明细 - 主要是应收费用。 4 ） 订舱确认 ?C 输入订舱号。 输入电脑时，应确保准确，并 特别 注意以下信息：船公司名称、船名、航次（一律采用 V 。XXX 的格式）、开船日期。 6 ． 操作台帐应该认真、完整地填写，应注意以下几点： 1 ） 托运人应与订舱单上的托运人一致，并写清电话、传真、及联系人； 2 ） 费用明细应仔细填写， “应收”为向客户收取费用； “应付”为由我公司支付的费用；运费到 付的需填写在“到付”栏，各种费用应分项列明；向客户收取的费用为 ALL IN 时，须注明包含哪些费 用；免文件、电放费用的需由公司领导在台帐上签字确认； 3 ） 需由我司目的港代理代收运费的，须在台帐上注明 使用 哪家代理。 SALES 在选用代理之前须 与操作部经理或公司领导确认， 不可使用公司公布名单之外的代理 (特殊情况如用其他代理 , 必须公司领 导确认 ) ； 4 ） 客户需倒签、顺签、预借提单的，须由 SALES 在台帐上特殊事项一栏注明申请，由操作部经 理或公司主管领导签字确认； 5 ） 订舱号、订舱日期、船名、开船日期要完整填写； 6 ） 客服人员应在台帐上相应位置签字。 7 ． 客服按业务员设立登记台帐， 客服需在订舱当日内将客户名称、 订舱号、 船名、航次、 目的港、 箱量及业务编号登记在台帐上，以便统计查询。 二、拖车、报关 1 ． 出书面申请，公司批准后方能安排。 2 ． 安排拖车前，需与工厂或 SALES 联系确认装柜时间及地点。 3 ． 安排拖车时，需向拖车行发出书面委托，写明装柜时间、装柜地点、协议价格、 S/O NBR 、 工厂联系人及联系电话等，并在拖车登记台帐上登记以订舱确认后，根据客户的要求安排拖车与报关。 需严格按照公司公布的拖车行、 报关行列表及相应价格进行安排。 对个别重要客户有特殊要求的， 需提 下资料：客户名称、拖车行、柜型柜量、起止地点及费用等。 4 ． 应至少提前半天时间向拖车行下委托，以便拖车行有时间打单、安排。 5 ． 委托后，客服应要求拖车行提供司机姓名， 手机 号码、柜号，并报给工厂。 6 ． 客服应叮嘱车行按要求时间抵达装货地点，否则由此引起的押车费等损失由车行承担。 7 ． 一般贸易在深圳清关的可不需司机本， 若是转关的货柜一定要求车行带司机本前往， 可委托车 行代办转关手续。 8 ． 安排冻柜拖车须至少提前一天通知船公司提柜时间，是否需要预冷，及通风口开启情况，