5 采购与付款管理.ppt

? 解释设置信用信息的目的 供应商档案设置 期初余额设置 ? 期初余额设置模块的功能是将用户输入的采购、 应付账款等期初余额存入相应的文件中，为计算 机系统核算和管理采购、应付账款等业务提供基 础数据。期初余额模块是会计业务连续的要求， 是手工采购、应付账款核算向计算机核算和管理 转化的基础。录入的期初余额主要包括“采购初 始业务”，即将手工采购业务送入计算机并保存 在采购订单文件中；“应付账款初始业务”，即 将各供应商的应付账款期初数据送入计算机并保 存在发票文件中。 第五节 采购与入库处理管理 采购与入库处理管理 ? 采购与采购入库管理是采购与付款子系统 中的主要功能模块。 ? 为了做好采购管理又将采购管理模块进一 步划分为： –请购单处理 –采购价格管理 –选择供应商 –采购订单管理 处理请购单 ? 1 ．录入请购单 ? 2 ．自动获取请购单 ? 3 ．审核请购单 采购价格管理 采购价格管理模块的功能是帮助用户解决： ? 如何管理不同（相同）供应商在不同（相 同）时期对不同（相同）产品的报价； ? 如何随时提供给采购部门最新最完整的存 货采购价格； ? 如何处理存货的新老报价 ? 等等问题 采购价格获取方法 ? 方法一： 通过采购价格管理屏幕，将供应 商提供的存货采购价格信息（纸张）一一 送入计算机，并将相应数据保存在采购价 格文件中。 ? 方法二： 自动获取，即充分发挥计算机网 络功能，管理者通过选择系统提供的“自 动获取”功能指挥计算机自动从网上获取 供应商的存货采购价格信息，并将相应数 据存入采购价格文件。 选择供应商 ? 选择供应商的基本原理 ? 一般来讲，随着管理软件的不断完善，在 采购与付款子系统中应该设计选择供应商 模块，帮助企业科学地选择供应商。选择 供应商模块主要包括两个基本功能： –供应商评价指标体系设置 –自动生成供应商排名。 管理者 设置供应商 评价指标 供应商评 价指标体 系文件 排名方法 文件 生成供应商 排名 供应商 排名文件 采购价格 文件 供应商档 案文件 选择供应商基本原理图 采购订单管理 采购订单是企业与供应商之间签订的一种协议或者 经济合同。主要包括： –采购什么货物 –采购多少 –由谁供货 –什么时间到货 –到货地点 –运输方式 –价格、运费等 采购订单是经济活动中的重要组成部分，因此采购 订单管理是企业采购管理尤为重要的内容。 （一）采购订单示例 ? （二）采购订单编制方法 –直接录入采购单 –根据请购单编制 –根据供应商排名选择供应商 ? （三）审核采购订单 –审核通过以后正式进入订单文件，成为正式采 购订单 ? 入库单类型 –进出仓库方向分为：入库单、出库单 –按业务类型分为：普通业务入库单、委托代销入库单 （商业） ? 采购入库单录入方式 –直接录入 –根据采购订单生成入库单 –根据采购发票生成入库单 ? 采购入库单入口 –采购子系统录入时，存货系统不需录入，只需修改和 审核。 –存货子系统录入时，就不用在采购系统录入。 采购入库处理 会计信息系统 Accounting Information System 第五章 采购与付款核算与管理 主要内容 第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析 第二节 IT 环境下采购与付款子系统的流程分析 第三节 采购与付款子系统总体结构设计 第四节 采购与付款子系统的初始设置 第五节 采购与入库处理管理 第六节 采购发票、采购结算与付款管理 第七节 账表输出和统计分析 企业从采购到付款要经历的几个步骤 请购 需求确定 选择供应商 确定订单 订单发布 货物验收 发票确认 货款支付 MRP 建议计划 手工追加计划 认证供应商 供应商文档 预算 / 权限审查 请购单 采购单生成 合并处理 打印采购合同 跟踪采购单 接受采购单 检验 / 免检 退货处理 付款处理 供应商业绩评价 审批？ 其它采购单？ 常规采购 规范化的采购处理流程 始 终 补充？ 质量？ 定单 / 质量 / 价格 质量 / 交货期 / 价格 控制点 计划阶段 执行阶段 财务及评价