《公司采购流程及管理制度》(试行)(2015).docx

采购流程及管理制度（试行） 一、目的 为满足公司发展需要，进一步加强对本公司物资采购与付款环节的内部控制和管理，使 采购程序合理化、采购行为规范化、谈判过程透明化、审批权限明确化、货品性价最优化、 货品供应及时化、采购成本节约化，存货库存最小化，特制定此制度。 二、适用范围 集团公司及下属各分公司所需各项货品的采购工作。 三、不相容原则 采购与付款中的不相容职务应当分离，其中包括： 付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和洽谈价格的业务； 采购合同的洽谈、订立人员和采购人员不能由一人同时担任； 货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。 四、职责划分 1、固定资产采购：由（richard 或 ken）负责办理。 包括：办公设备、电器、桌椅、房屋、大额资产等。 2、日常办公及劳保用品采购：由行政部负责办理。 包括：办公耗材、培训资料、书刊、零星物资、低值易耗品等。 3、对于重要物品的采购，则由总经理指派专人或指定部门负责办理。 五、采购原则 1、严格执行询议价程序 凡未通过招标确定供应商价格的物品采购，每次采购金额在 1000 元以上，必须有三家 以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基 础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。 2、合同会签制度 固定资产的采购合同，必须经过有关部门如财务部、行政部、采购部共同参与，经公司 分管领导审核，总经理批准签约。 3、一致性原则 采购人员定购的物资或服务必须与请购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条 件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改请购单作参 考。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的5％～ 10％。 4、最低价搜寻原则 采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及各地区 最低价格，实现最优化采购。 5、廉洁制度 所有采购人员必须做到： 自觉维护公司利益，努力提高采购材料质量，降低采购成本； 加强学习，提高认识，增强法治观念； 廉洁自律、不收礼、不受贿、不接受宴请； 严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督； 工作认真仔细，不因自身工作失误给公司造成损失； 努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新产品及市场信息。 六、 请购与采购 使用部门根据本部门实际物资需求情况，填写《申请购买单》（简称“请购单”）， 明确采购物品名称、品牌、规格型号、数量、预估价格、使用日期等，经部门负责人签字审 批后，交给人事行政部和负责采购的部门或人员审核。 人事行政部收到使用部门提交的《请购单》，经审核确有必要购买，交由负责采购 的部门或人员签字审核，再请总经理予以批示。采购经办人员接到经批准的“请购单”后， 货比三家，选出合适的供应商，并以电话或传真确定交到货日期。 《请购单》一式四份，第一联使用部门留存，第二联采购部门留存，第三联财务留 存,第四联负责签收的人员留存（以备验收）。 七、验收与入库 采购物资到货后，负责签收的人员进行入库前的清点验收，验收过程中应首先比较所收 物资与请购单、发票账单上的品名、规格、数量、单价是否相符，然后检查物资有无损坏、 使用性能优劣。发现问题及时与负责采购的人员联系。 八、付款与核算 （一）预付款采购 按合同约定需要预付购货款的，由采购人员提供采购申请单、合同复印件、付款通 知书(注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号)，办理付款批准手续后(付 款通知书须由总经理签字)，交公司财务部门办理预付货款业务。 货物及发票已到，验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误后，采购人员粘贴 好报销票据（采购申请单、购货发票、购货合同），财务部审核后，由总经理签字，财务做 账。 （二）现款采购 采购人员必须凭有总经理签字的借款单向财务部借款，采购回来后，采购员粘贴好 报销票据（采购申请单、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核后，由总经理签字， 然后办理报销手续。 采购人员需要再次借款时，必须结清之前所有借款款项。未结清前欠款项无论任何 原因，财务不予再次借款。如有延误采购工作由采购人员自行承担。 （三）后付款采购 采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核后 由总经理签字。供应商需要结款时，由财务将款项汇出。 货物已到发票未到，验收合格并与购货合同核对无误后，如供货方要求并经总经 理签字批准，可凭付款通知书支付不超过货物总价值 80%的货款，待发票到后再付清余款； 发票已到货物未到，不准支付购货款。 物品采购必须取得发票方可报销，如无特殊情况，发票应是增值税专用发票。 九、注意事项 因未履行公司采购管理规定给公司造成损失的，将追究相关责任人的责任，并视