中小企业合同管理制度.pdf

中小企业合同管理制度 第一章 总 则 第一条 为规范公司合同管理， 防范与控制合同风险， 有效维护公司的合法权益， 制 定本制度。 第二条 以公司的名义对外签订合同（包括买卖合同、加工承揽合同、租赁合同、运 输合同、仓储合同、服务合同、技术合同、劳动合同等） ，应当依照本制度执行。 以公司的名义对外出具其他法律文书 （包括授权委托书、 单位证明函等） ，应当 参照本制度执行。 第三条 公司设立合同管理部门， 全面负责法律咨询、 法律事务和合同管理的日常工 作，其具体职责： （1）负责联系公司聘请法律顾问； （2）负责管理公司合同专用章，建立合同台账，填写合同报表，保管合同文本、变 更函件与合同有关的资料，办理合同资料年终归档，建立合同档案（合同档案原件 由行政部、财务部各执一份） 。 第二章 合同的签订管理 第四条 合同承办人签约前必须对对方主体资格、 代理身份、 代理资格、 履约能力及 合同可行性进行审查，并收集整理相关资料，以备合同进行评审。 第五条 对外签订合同， 应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。 未经授权， 任何人不得对外签订合同。 第六条 合同应当采用书面形式， 各部门所需的合同文本由合同管理部门统一购买或 定制。 第七条 各部门的合同都应按统一规则编号。 合同及其有关的书面材料， 应当语言规 范，字迹清晰，条款完整，内容具体，用语准确。 第八条 订立依法可以设定担保或者对对方当事人的履约能力没有把握的合同， 应当 要求对方当事人依法提供保证、抵押、留置、定金等相应形式的有效担保。 对方当事人提供的保证人，必须是法律许可的具有代为清偿债务能力的法人、 其他组织或者自然人。对对方当事人的保证人的主体资格和清偿债务能力要进行审 查。 第九条 法定代表人或合同承办人应当亲自在合同文本上签名盖章。 签订合同， 应当 加盖单位的合同专用章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章。 第十条 合同承办人应将合同的副本一份及时送交本单位财务部门备案， 作为财务部 门收付款物的依据。 第三章 合同履约管理 第十一条 合同承办人应当随时督促对方当事人及时履行其合同义务， 并按照合同约 定全面履行自己的合同义务。 第十二条 在履行合同过程中， 根据情况的变化， 应当对对方当事人的履行能力进行 跟踪调查。如发现问题，合同承办人要及时处理，必要时经单位负责人同意，可实 地调查合同标的情况和对方当事人的履约能力。 第十三条 接收合同标的物时必须经过严格的验收或商检程序。 对不符合制度的标的 应在法定期限内及时提出书面异议。 第十四条 凡与合同有关的来往文书、电报、电传、信函、电话记录都应作为履约证 据留存。对本公司的履约情况，除妥善保存有关收付凭证外，还要做好履约记录。 第十五条 合同管理部门负责监督检查合同履行情况， 按时间顺序及时建立合同签订 与履行情况台帐。 第四章 合同的变更和解除管理 第十六条 合同的变更与解除由合同承办人以书面形式报单位负责人审核，批准后， 尽快与对方签订变更或解除协议。 第十七条 如遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时，应当及时收集有关证据， 并立即以书面形式通知对方当事人，同时积极采取补救措施，减少损失。 第十八条 发现对方当事人不履行或不完全履行合同时，