办公室主任十个方面ppt课件[文字可编辑].ppt

办公室主任 工作中需要注意的十个方面 集团办公室 唐 冰 ? 办公室主任处在承上启下、沟通内外、联 系左右的特殊位置，具有十分重要的作用。 面对新形势、新要求、新挑战，如何当好 对上的“秘书”、对下的“领导”、对外 的单位工作“大管家”、对内的单位事务 “牵头人”的角色？ ? 应注意的十个方面工作，和大家探讨 办公室的职能 政务服务 办公室职能 后勤服务 上传下达 会务管理 档案管理 对外接待 文字工作 横向沟通 一、规范你的行为 ? 哲理故事：诸葛亮挥泪斩马谡 ? 三国时代的诸葛亮与司马懿在街亭对战，马谡自告奋勇要出兵 守街。亭，诸葛亮心中虽有担心，但马谡表示愿立军令状，若 失败就处死全家。诸葛亮才勉强同意他出兵，指派王平将军随 行，并交代在安置完营寨后须立刻回报，有事要与王平商量， 马谡一一答应。可是军队到了街亭，马谡执意扎兵在山上，完 全不听王平的建议，而且没有遵守约定将安营的阵图送回本部。 等到司马懿派兵进攻街亭，围兵在山下功断粮食及水的供应， 使得马谡兵败如山倒，重要据点街亭失守。事后诸葛亮为维持 军纪而挥泪斩马谡，并自请处分降职三等。 一、规范你的行为 ? 纪律是一切制度的基石，组织与团队要能长久存在，其重 要的维系力就是团队纪律。要建立团队的纪律最首要的一 点是：领导者自己要身先士卒维护纪律。 ? 纪律可以促使一个人走上成功之路。一个好的领导者必定 是懂得自律的人，而且也一定是可以带动团队遵守纪律的 人。 ? 火炉面前人人平等，谁摸谁挨烫。 ? 办公室主任所处的位置： 管理制度的主要拟定人、解释人 管理制度执行的主要监督人 管理制度的归档管理负责人 对违反管理制度行为的主要执法人 ? 有法可依，有法必依，执法必严，违法必究 ? 为了管理制度的有效执行，办公室主任应严格规范自己的 行为 一、规范你的行为 二、注意你的礼仪和形象 ? 礼仪是指人们在社会交往活动中形成的行为规范与准则。 具体表现为礼貌、礼节、仪表、仪式等。 ? 我国历史上第一位礼仪专家孔子认为：礼仪是一个人“修 身养性持家立业治国平天下”的基础。 ? 员工的礼仪修养不仅体现了一个职工自身素质的高低，而 且反映了一个公司的整体水平和可信程度。 二、注意你的礼仪和形象 ? 如果能够做到接待物知书达礼，着装得体，举止文明，彬 彬有礼，谈吐高雅，公司就会赢得社会的信赖，理解，支 持。反之，则会有损企业形象。 ? 办公室主任是对外接待的主要人员，办公室主任的礼仪是 否到位，对企业形象的影响更为明显。 ? 内外兼修，秀外慧中。 三、负起你的责任 ? 哲理故事：扁鹊三兄弟 ? 魏文王问名医扁鹊说：“你们家兄弟三人，都精于医术， 到底哪一位医术最好呢？” ? 扁鹊回答说：“大哥最好，二哥次之，我最差。” ? 文王再问：“那么为什么你最出名呢？” ? 扁鹊答说：“我大哥治病，是治病于病情发作之前。由于 一般人不知道他事先能铲除病因，所以他的名气无法传出 去，只有我们家里的人才知道。我二哥治病，是治病于病 情刚刚发作这时。一般人以为他只能治轻微的小病，所他 只在我们的村子里才小有名气。而我扁鹊治病，是治病于 病情严重之时。一般人看见的都是我在经脉上穿针管来放 血、在皮肤上敷药等大手术，所以他们以为我的医术最高 明，因此名气响遍全国。” 三、负起你的责任 ? 事后控制不如事中控制，事中控制不如事前控制。等到小 的问题造成了重大损失才寻求弥补，即便弥补得好，仍将 付出很大代价。 ? 办公室主任要时刻负起自己的责任，不要放过小的问题， 不要忽视不良倾向，要处处为企业利益着想。 四、培养你的下属 ? 哲理故事：子贱放权 ? 孔子的学生子贱有一次奉命担任某地方的官吏。当他到任 以后，却进常弹琴自娱，不管政事，可是他所管辖的地方 却治理得井井有条，民兴业旺。这使那位卸任的官吏百思 不得其解，国为他每天即使起早摸黑，从早忙到晚，也没 有把地方治好。于是他请教子贱：“为什么你能治理得这 么好？”子贱回答说：“你只靠自己的力量去进行，所以 十分辛苦；而我却是借助别人的力量来完成任务。” 四、培养你的下属 ? 把一切事揽在身上，事必躬亲，管这管那，从来不放心把 一件事交给手下人去做，这样，他整天忙忙碌碌不说，还 会被大小事务搞得焦头烂额。 ? 一个聪明的管理者，应该是子贱二世，正确地利用部属的 力量，发挥团队协作精神，不仅能使团队很快成熟起来， 同时，也能减轻管理者的负担。 ?