监理公司规章制度(2).pdf

文件和资料收发规定 一、文件和资料的收发是传达国家和上级政府方针、 政策、法律、 法规，发布企业规章、制度、请示和答复问题，指导和协商工作，报 告情况，交流经验的重要工具。 为确保对质量体系有效运行的各个场所， 都使用有效版本的文件 和资料，防止误用失效的作废的文件。 二、收文 1. 公司来文由办公室统一收发、传递、分办、立卷和归档。 2. 文件和资料收文程序： 登记、分办、批办、承办、催办、 归档。 3. 上级机关或不相隶属单位来文一律由办公室统一收发登记， 按 内容、性质，呈送领导批示，紧急来文应及时办理。 4. 基层部门向公司行文请示或报告工作， 应统一送办公室， 经收 文、编号、登记，呈送领导批示或转请有关部室处理。 5. 外来文件（包括文书类和技术类） ，由办公室拆封、登记，领 导签批后传阅，阅传人要在传阅单上签署姓名、日期，如有意见或建 议在备注栏上写明。 6. 文件和资料收文阅办后应交办公室集中归档案室保管， 按 “档 案管理制度”确定期限。 三、发文 1. 文件和资料发文程序：拟稿、核稿、签发、打印核对、用印、 传递、封发。 1 2. 以公司名义发文，综合类由办公室，负责起草，有关职能部门 工作的，由有关部门草拟文稿，部门负责人核稿后送办公室审核，总 经理批准签发。 3. 文件和资料发放要控制范围，由总经理授权，发放登记，收文 人签名，对外发放文件需记录备查。 四、文件和资料管理 文件和资料管理按质量体系程序文件 （文件和资料的发布、编制、 审核；文件和资料的分类、识别；文件和资料发放；文件和资料的更 改）办理。 2 印章管理制度 为了进一步加强公司的印章管理， 保证印章使用的权威性、 准确 性和安全性，确保各项工作和业务的正常运转，特制定本管理制度。 一、印章刻制 凡因工作和业务需要刻制公司、 部室及项目部等各类印章， 均应 事先提出书面申请， 按正常工作程序报告公司总经理审批后， 由办理 部统一刻制，任何部门和个人不得私自刻制与公司有关的印章。 二、印章保管 公司所有的印章由办公室负责记、 发放并留印模备查。 新印章领 取，须经公司领导批准，并由各部门、单位负责人签署印章领用保证 后，领取并保管。 印章保管人如工作岗位变动，必须由公司领导或单 位负责人重心指定专人保管， 印章保管人离岗前， 须妥善办理好印章 移交手续。 三、用印管理 因工作和业务需要使用公司章、 法人代表章、总经理章、 人事专 用章、合同专用章和财务专用章，凡涉及人、财、物等重要事项，均 须报公司总经理审批， 公司所属部室及项目部印章由各部门和项目责 任人管理用印，但不得超出使用权限。印章保管人无权擅自用印。 1. 公司行政章：主要用于公司的重要文书， 如公司文件、 对外报 表、编制投标书、 委托书、对外经济担保及其它必须使用公司章的相 关事项。凡各专业公司、部室职责范围内的经营活动、行政事务及使 3 用“专用章”的范围，一般不使用公司章。除已经公司领导签发的文 件、函电、表册或一般性的公事往来等可以直接用印外，其它均须报 公司总经理审批同