文件控制程序范本PPT版.pptxVIP

学 海 无 涯 ZS/CX/SB01 文件控制程序，2003 年 9 月 26 日生效 目的 对与集团公司一体化管理体系有关的文件、资料进行控制，确保与一体化管理体系有关 的场所使用有效的文件和资料。 适用范围 适用于本集团公司一体化管理体系有关的文件、资料控制。 术语和定义 2.1 本程序中的术语采用 GB/T19000-2000 标准、 GB/T24001-1996 标准、 GB/T28001-2001 标准中的术语。 文件持有者：经批准后领用一体化管理体系文件的保管人员。 格式文件：按《文件编写导则》格式拟制的文件。 职责 文件批准 一体化管理手册的批准由公司总经理负责; 一体化管理手册的审核、程序文件的批准由管理者代表负责; 格式作业文件的批准由分管公司领导负责，非格式作业文件的批准根据需要由分 管公司领导或者责任部门负责人负责； 技术文件的批准由公司总工程师负责。 责任部门 负责拟制职责范围内的程序文件、作业文件； 负责分发非格式作业文件； 公司办另负责拟制本程序并督导实施,负责印制分发格式文件； 企划部另负责拟制一体化管理手册，负责审核格式文件及其文件更改通知书与一 体化管理手册的一致性、协调性。 文件持有者 维护一体化管理体系文件的规范性，督导有关人员履行文件内容； 按文件更改通知书及时更改文件内容；集团公司领导所持一体化管理体系的文件 的更改，由公司办安排办理。 发现不妥之处向拟文部门提出修改意见； 妥善保存一体化管理体系文件，防止破损及遗失； 受控文件不准复制（除表格外）和对外借阅； 因故离岗时，将“有效文件清单”、“受控文件清单”及所列文件移交给继任人员， 或将发文部门所发受控文件移交给发文部门。 项目部 负责对所在工程项目与一体化管理体系有关的文件和资料的控制； 0 学 海 无 涯 3.4.2 负责根据工程项目实际制定落实集团公司《文件管理程序》文件的实施性文件, 并定期对项目部及下属各工区执行该文件的情况进行检查, 检查结果书面报公司 办。 工作程序 文件拟制和审核 一体化管理手册由企划部拟制，管理者代表审核; 程序文件和作业文件由责任部门拟制,部门负责人审核,格式文件须送企划部审核； 程序文件拟制为格式文件，长期执行的作业文件可拟制为格式文件; 责任部门制定的作业文件必须与一体化管理手册和程序文件相融; 作业文件由责任部门提出文件发放范围。 文件需引用国标、部标、行业标准及政府法令、法规等有效资料，应注明出版社、 版号、生效日期。 文件批准 拟文部门将拟制后经过审核的一体化管理文件稿件按 3 款职责规定送交批准。 文件印制 批准后的文件由公司办打出清样，拟文部门负责校核。 公司办按照文件发放范围印制，并盖公司章和受控印章。提供给顾客的一体化管 理体系文件不受控，应在文件显要处注明“非受控文件”，如有修改可不通知。 格式文件注明拟制部门/审核人/批准人，非格式文件需注明批准人。 受控文件应加盖受控印章，注明其受控号，格式文件的受控号与该套文件中一体 化管理手册受控号相同；一次发放多份格式文件时，由公司办标注第一份文件的受控号， 其余文件由文件持有者标注受控号。 文件收发 根据批准的发放范围，公司办分发格式文件，其它文件由拟文部门分发。 发文控制 a)配发给机关相关岗位的文件，公司办/拟文部门填写“发文登记表”，文件持有岗位人 员签字领取并负责保管；配发给机关部门的文件，部门指派人员签字领取并负责保管。 b)凡是通过邮寄的文件，公司办/拟文部门应在“发文登记表”上记录清楚，对受控文 件随同文件发出“收文回执”，收文单位/部门收到文件后，填写收文回执寄回或传真发 文部门；非受控文件可以其它适当方式确认收文。 4.4.3 收到内、外部文件后，填写收文登记表。对外部文件，需转发执行的，即转化为 内部文件，按有关规定办理；不转发而直接执行该文件的，该文件在使用上应受控，在 文件的适当位置加盖受控印章，注明受控号。 文件更改 原文件拟制部门拟制更改内容，说明更改原因，注明更改标记和生效日期，对技 1 学 海 无 涯 术标准、政策条文还应附有充分依据，填写“文件更改通知书”，按所更改文件原审核、 批准程序执行。 更改应由文件资料的原审批岗位进行审批。因特殊原因，更改由非原审批岗位审 批时，文件原拟制部门应提供审批所需的有关背景资料。文件更改时应注意与之相关的 文件也应做相应更改。 更改批准后，拟制部门将“文件更改通知书”送公司办印制，公司办/拟文部门按 原文发放范围发放一份文件通知书至文件持有者，并填写“发文登记表”。 文件持有者收到“文件更改通知书”后，作好收文登记，及时对文件进行更改和 /或换页，按文件更改时间顺序保存好“文件更改通知书”。手册的更改，须采用换页方 式，并填写“文件更改状态