亲民技术学院档案管理作业要点.doc

親民技術學院檔案管理作業要點 九十三學年度第一學期第二次總務處處務會議通過 第一章 總則 第一條 為使本校來往公文，透過嚴謹而有系統的點收、登錄、整理、分類、裝訂、歸檔上架，以建全檔案管理制度，特訂定本作業要點。本要點係參照行政院秘書處編印之「事務管理手冊」有關規定，並視本校業務需要訂定之。 第二條 點收、登錄作業 一、承辦人員依據文書組公文登記總收發文號，登錄「承辦案件登記簿」(如附件一)，循發文之核判、會稿及收文之批辦、存查等文書處理流程後，紙本文交由文書組點收，經查無誤後，分別加蓋歸檔日期戳，隨即歸還承辦人員；電子文則由承辦人登入公文系統，進入收件匣，將決行長官已擲回之公文簽收並擲回文書組進行結案作業。 二、歸檔文件，以載有總收發文號為限，未經編號者，應補編號，其未經總收發編號而無關重要之雜卷或通令、通知、通告等文件，均應存各承辦單位備查，不予併送歸檔。 三、歸檔文件不全者，退還補正。 四、歸檔文件有污損或字跡模糊不清者，退還補正。 五、歸檔文件與公文處理登記簿之登載不符者，退還更正。 六、各單位若須保留公文，以保留影本為原則，原稿應交由文書管理單位存檔。 七、歸檔文件中附有現金或有價證券及其他貴重物品等，應退回原承辦單位處理。 八、文書組點收歸檔公文後，隨即登錄公文收發登記簿（如附件二），載明歸檔日期並將收發文號鍵入電子公文系統中以完成歸檔作業。 九、文書組每月統計並由電子公文系統中列印公文時效統計表(如附件三)及逾期公文催收單（如附件四）呈核並存檔，以掌握總文件數量。 第三條 整理作業 一、文件以每一發文稿及其相關來文或附件，或存查文件為一件。整理時，發文置於收文之上，依時間先後順序整理，務使同一案件之發展前後連貫。 二、每一歸檔文件及附件均應對齊左下角，先行整理後再予釘固。 三、檔案之大小長短，應以公文紙規格（A4）之標準為度，過大、過寬者應予摺疊。 四、檔案中之原始附簽，應附於文件適當位置，但面積較小者應使用與原文大小相同之紙張襯貼，惟不得脫離原文。 五、檔案上加附之針夾，應一律剔除；檔案如有破損，應予修補；如有皺摺，應予整平。 第四條 分類、裝訂與歸檔上架作業 一、檔案之分類區分為類、綱、目(如附件五)。 二、檔案分類表一經確定後不宜任意修改；如確有修改必要者，應擬具新舊檔案分類對照，以便查對。 三、分類表內各項目應預留若干空格，以備將來業務發展及增加時，隨時增補之用。 四、重要案件，以一事一案為原則；一般案件，應視內容性質區分。 五、分類號加綱目號合稱為檔號，該檔號代表一案之號碼。 六、文書組對收到之歸檔公文，以隨收隨整理、立即入檔為原則。 七、檔案之裝訂依時間分為年度終了及臨時裝訂二種。 八、文件裝訂以每一檔號裝訂一冊為原則；但同一檔號文件過多時，得分訂二冊或若干冊。 九、經裝訂之檔案，先按年度、次按檔號大小順序，小者在左、大者在右，直立排於檔案架上。 第二章 調借檔案 第五條 調借檔案以該案業務承辦人及其主管為限。 第六條 調閱檔案時，應經原主管單位同意，借檔人須填寫調案單（如附件六），由總務長同意後始得調借。 第七條 調案單以一單一案為限。 第八條 借閱人應對所調檔案負保密及妥善保管之責，不得洩密、拆散、塗改、抽換、增損、轉借、轉抄及遺失，若需複印應於備註欄註明。 第三章 檔案銷毀 第九條 為整理及更新檔案，以減少人力、空間等浪費，定期清理銷毀檔案。 第十條 文稿及檔案之保存期限分為永久保存及定期保存兩種，各承辦單位應就其內容價值確定存廢標準。 第十一條 本校、系、科、中心及各級行政單位之下列檔案需永久保存： 一、關於法令規章及其解釋案件。 二、關於單位之設立、調整或裁撤案件。 三、關於本單位施政方針計畫及報告。 四、關於本單位各項會議決議案及會議紀錄。 五、關於人事任免、獎懲、考績及訓練案件。 六、關於印信啟用及其印模案件。 七、關於本單位之交接清冊。 八、關於各種契約、帳據憑摺、接收交待冊籍、財產增減或租借產權變更、以及重大工程興建修繕等。 九、其他有關本單位歷史文獻可供永久查考之案件。 第十二條 檔案除需永久保存者外，定期保存者，其保存年限區分為卅年、廿五年、廿年、十五年、十年、五年、三年、二年、一年等，依各單位業務性質區分其保存年限。 第十三條 檔案保存暨存廢銷毀期限悉依本校檔案分類表辦理。檔案管理單位依據分類目錄逐案核對，視實際需要定期清理一次。 第十四條 撰擬文稿人員於擬稿時，應視文件性質，在文稿右上角「保存年限」欄內填寫保存年限，經核判無變更者即為確定。文稿漏填保存年限者，應退請補填。 第十五條 公文歸檔後依保存年限表所訂之年限為保管期間，超過年限者，經由電子公文系統列印擬毀檔案清冊(如附件七)，須再經承辦單位主管簽認，並簽奉校長核准後，方可銷毀。 第十六條 具有史料價值之檔案應永久