档案管理工作规程.doc

档 案 管 理 工 作 规 程 1、目的 为加强本院档案工作的业务建设、不断提高我院档案工作的科学管理水平，使我院档案室能真实完整的反映我院在各个时期开展各项工作的历史真实面貌并有效地为学校工作和社会各界服务，为国家积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、 《国家教委令第6号普通高等学校档案管理办法》和《江西省档案管理条例》，结合我院实际，特制定本档案管理工作规程。 2、适用范围 适用于我院各部门在人事、教学、科研、党政管理、学校基本建设及其它各项活动中形成的对学校和社会具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体和形式的历史记录。 3、职责 3.1?我院档案工作由主管院长领导，院长办公室主任分管，由院长办公室一名副主任兼管，配专职档案管理员一名；院属各部门应把档案工作列入本部门负责人和兼职档案管理员的职责范围，并将部门兼职档案管理员名单加盖部门印章后上报院长办公室。 3.2院办综合档案室是我院档案工作的职能管理部门，集中统一管理全校档案工作。 3.2.1负责对院内各部门的文件收集、录入、立卷和归档工作进行监督指导和检查。 3.2.2负责征集、分类、保管、编目、统计全校各类档案及有关资料，开展档案的开放利用工作。 3.2.3负责各部门兼职档案员的专业知识培训和正常工作的业务指导。 3.2.4参加档案工作协作、学术研究和交流活动，开展档案法宣传和档案利用者教育工作。 3.2.5对保管期限已满档案的鉴定和销毁。 3.3 党委档案的综合类由党委办公室负责立卷归档。 3.4 纪委、组织、宣传教育、统战、工会、团委类档案由各自部门立卷归档。 3.5行政档案的综合类由院长办公室负责立卷归档；人事、审计、保卫、图书等由各自部门立卷归档。 3.6教学档案的综合类学科与实验室建设、招生、学籍、管理、课堂教学与教学实践、学位、教材、毕业生(由学生科立卷)统一由教务处负责立卷归档。 3.7科研档案、出版类档(含社会科学)由科研科负责立卷归档。 3.8基建类档案由总务科负责立卷归档。 3.9仪器设备类档案由教务处负责立卷归档。 3.10外事档案由院外办负责立卷归档(人事处、科研科有关外事方面的文件材料交院外办统一立卷)。 3.11财会类档案由财务科负责立卷归档。 3.12声像载体档案分别现代教育中心负责立卷归档。 3.13院内各部门兼职档案人员职责： 3.1 3.1 3.1 3.1 4、工作程序 档案收集范围主要为：包括文书档案、教学档案、科研档案、基建档案、人事档案、财务档案、声像档案、实物档案等，专业档案由各职能部门单独存档。4.1党、政文件材料的部门立卷与归档程序 一、预立卷(平时归卷) 1、院属各部门均为立卷部门。 2、各立卷部门根据本部门历年文件材料形成规律，参照归档范围，预先编制文件材料预立卷类目。 3、各立卷部门的兼职档案员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，随时将办理完毕的文件，根据文件材料预立卷目分类存放。 二、立卷分工 1、中共中央、国务院、省、市党委、人民政府，国家教育部以及国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的，由院办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。 2、以党委、行政名义的发文，由党办、院办分别立卷归档。以部门名义的发文由各部门立卷归档。 3、党委和学校召开的代表大会、办公会所形成的材料，由党办、院力分 别立卷归档。职能部门以党委和行政的名义召开的全校性专门会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。 、 4、院内各行政部门的工作计划、总结、报告由院办立卷归档。党委各总支支部报党委的工作计划、总结、报告由党办立卷归档。 5、院内各部门向党委、行政的请示正文及相应的批复、批转的原件，由党办或院办立卷归档；请示报告的原件及批转、批复的复制件，由报文部门立卷归档。 6、两个以上部门共同办理的文件，由主办部门立卷归档，非主办部门只保存复制件。 7、各临时机构、撤销机构形成的原材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交院综合档案室保存，任何人不得带入其他部门。 三、整理组卷(立卷) 1、在平时积累归卷基础上，按照归档范围，剔除无需归档的文件材料；对照收发文登记，调整检查每组文件是否齐全、完整。 2、将文件按年度或问题进行立卷分类。 (1)分年度：将文件按其形成或针对的年度分开。 如：一般文件归入文件形成年度。 跨年度的请示与批复，归入批复年度。 。 跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度。 ． 跨年度的总结、报告，归人文件内容针对的最后一个年度。 跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度。 (2)分问题：