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一 寸 光 阴 不 可 轻
公司印章管理办法
第一条、为了保证公司印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃
性和安全性,依据公司规范运营、防范风险的管理规定,有效地维护
公司利益,特制定本管理办法。
第二条、本管理办法所指印章包括公司印章、法定代表人印章、
合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。
第三条、本管理办法适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、
证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章
的文本等。
第四条、印章授权管理和使用部门:
(一)公司印章,由公司总经理授权向相关部门核发或核销;
(二)公司印章由总经理授权以下部门分别管理和使用:
1、公司行政章、法定代表人印章由公司办公室负责管理和使用;
2、财务专用章、发票专用章由财务部负责管理和使用;
3、合同专用章由公司业务部门负责管理和使用。
4、公司其他部门因工作需要配置其他用途公章时亦应按本办法
执行。
5、凡因工作需要并符合本条规定配置印章或更换印章需向公司
办公室上报书面申请,经总经理批准同意后配置或更换印章。
6、印章刻制由公司办公室负责,经公安机关核准,到指定的单
位刻制;印章的规格、样式由公司办公室按有关规定办理。
第五条、印章的管理
(一)公司的所有印章,均由公司办公室负责登记、留样并确定
印章保管及使用责任人。
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交接工作时,应严格办理交接手续,填写本办法附件四的《印章
交接单》,登记交交接日期、管理印章类别。交接人员签字,印章授
权人签字认可后备存。
(三)印章专管员要坚持原则,遵守保密规定,严格照章用印。
未按批准权限用印或用印审批手续不全的,印章专管员不予用印;经
办人拒绝印章专管员审核文件内容或审批手续的,印章专管员可拒绝
用印并报告领导处理。
(四)印章专管员用印盖章位置要准确、恰当,印迹要端正清晰,
印章的名称与用印件的落款要一致,不漏盖、不多盖。介绍信、便函、
授权委托书要有存根,要在落款和骑缝处一并加盖印章。
(五)印章专管员不得擅自用印,一经发现,严肃处理;若因擅
自用印导致公司遭受经济损失时,由其承担全部赔偿责任并按公司人
力资源管理的规定进行处罚。
(六)印章专管员离职时,其管理的印章记录和档案须作为员工
离职移交工作的一部分。印章专管员离职时,须办理分管印章的移交
手续并填写《印章专管人离职交接单》(详见本办法附件五)后方可
办理离职手续。
7、禁止任何人未经批准携带公章外出。如确需带出使用时,须
经总经理批准并填写《公章外出使用审批单》(详见本办法附件六)
方可带出;非公章专管人员携带外出时,用印人还应填写本办法附件
四的《印章交接单》办理交接手续后方可带出。
第七条、各类公章的使用规定
(一)公司印章的使用
1、办理使用公司印章的事项,须由业务经办人认真填写相应的
审批文件并按取得相应权限领导的审批同意意见后,连同需用印的文
件等一并交印章专管员,由其审核审批手续齐备后用印。
2、凡有公司对应权限管理领导签署的文件或发文批准书、业务
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报表 、邀请函等,可直接加盖相应的公司印章,但印章专管员仍应
按照本条第 3 项规定填写《公司用印审批记录单》(详见本管理办法
附件七)并留存复印件以完善相关档案,依据本条规定填写的单据无
需审批人签字。
3、除本条第2 项规定的情况外,凡加盖公司印章的存根类介绍
信(开具时必须按要求认真填写存根)、便函、授权委托书、发文批
准书、业务报表 、邀请函等文件,均须填写《公司用印审批记录单》
并经相应管理领导审批签字同意后,方可使用公司印章。
4、公司印章、法定代表人印章、财务专用章及公司其他印章(合
同专用章除外)所用印的文件、资料、附件资料及《公司用印审批记
录单》作为用印凭据档案由印章专管员留存。
(二)财务人员依日常的权限及常规工作内容
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