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公文写作实例分析 综合管理部 目录 ? (一)基本格式要素及写作规范 (二)通知 (三)报告 (四)请示 (五)会议纪要 (六)函 基本格式要素: 发文单位 公文份号 秘密等级 紧急程度 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件 印章 成文时间 附注 主题词 抄送机关 印发机关和时间 标题: 标题三要素: 发文机关+事由+文种 例: 《广东省电信有限公司关于加强非典防治 工作的通知 》 完整式标题: 三要素俱全 准齐式标题: 发文机关+文种 事由+文种 文种式标题: 没有发文机关和事由 (一般不用于文件中,只供 张贴用) 注意事项: 1 、标题排列需要对称美观,两行以上 的可排成宝塔形,也可排成长短一致的 双平行形或三平行形。 2 、转行时,不要把人名、地名、机关 名称等专用名词乃至词分拆。 3 、一般不加标点符号。 主题词: 类别词 类属词 文种 例:《关于 XXX 等同志职务任免的通知》 《关于加强报销流程管理的补充规定》 印发机关和时间: 1 、时间用汉字书写。(零、 ○、 0 ) 2 、时间必须完整表明年、月、日。 其它: 1 、结构层次序数,依次为“一”、 “(一)”、“1”、“(1)” 。 2 、用词准确、规范。使用简称时,一 般应先用全称,并注明简称。 目录 (一)基本格式要素及写作规范 ? (二)通知 (三)报告 (四)请示 (五)会议纪要 (六)函 通知的分类: 1 、会议通知 2 、工作通知 节日庆祝安排、机构设立变动、执行某 项精神、办理工作、人事任免 3 、批转类通知 批转通知是另一种形式的批示。 转发通知不受系统和等级的限制。 4 、公布类通知 1 、会议通知 ( 1 )小型会议: 时间、地点、参加人员和会议内容 ( 2 )中型会议: 内容复杂、涉及面广、时间长。 议题、主办单位、应准备的材料、报道 地点时间、乘车路线、联系姓名和电话、 需携带的物品 ( 3 )大型代表会议: 代表的名额分配、各方面的比例、代表 条件和产生的方法等作专门交代。 2 、工作通知 通知的正文包括发文缘由、通知事项和执行要求三个 方面。 发文缘由: 上级领导的指示精神 常用句式:“根据 XXXX 文件精神”、“经 XXX 批准” 工作中的实际情况 常用句式:“为了 ……” 通知事项: 过渡句式:“现将有关事项通知如下”、“特作如下通 知” 执行要求: 一般单独成段。 常用句式:“请遵照执行”、“望贯彻执行” 通知模板 (仅从一般性考虑) 关于 …… 的通知 研究院各部室: 为了 ……………………………… ,根据 …………… 相关文件,现将有关事项通知如下: ………………… 。 特此通知。 广东省电信有限公司科学技术研究院 XXXX 年 X 月 X 日 实例 \ 关于召开院务会议的通知 7 月 .doc 实例 \ 关于召开 2003 年度总结表彰暨颁奖 …… 通知 .doc 实例 \ 关于“五 · 一”劳动节放假的通知 .doc 目录 (一)基本格式要素及写作规范 (二)通知 ? (三)报告 (四)请示 (五)会议纪要 (六)函 报告的定义: 下级部门用来向上级部门汇报工作、反映情况 和问题、答复上级询问、提出解决问题的办法和 建议等陈述性的上行公文称为报告。 报告的分类: 1 、综合性工作报告 2 、专题报告 3 、呈转报告 1 、综合性工作报告 这类报告多用于汇报工作,是下级就某一阶段 内的多方面工作情况向上级机关进行汇报。 两种写法 : ( 1 )业务、技术、管理、财务、人力资源等 ( 2 )工作情况概述、主要成绩经验或重大进展 情况、体会、存在问题(或矛盾、教训)和今后 的努力方向。 2 、专题报告 情况报告(含检查报告): 正文结构按“情况、问题和打算”三方面写。 情况:事情的经过(包括时间地点)、原因、结 果、性质、估价等; 问题:所暴露的管理、流程等存在的缺陷、工作 中的疏漏等; 打算(处理意见):处理意见和简要的建议; 答复报告(特殊的情况报告): 被动报告,即为答复上级的询问而汇报有关情 况。此类报告内容要有针对性,如实呈报问题, 不能答非所问,不旁及其他问题。 报告模板: 关于 …………………… 的报告 广东省电信有限公司: 经 ………… ,现将情况简要汇报如下: 一、 …………………… 二、 …………………… (一) …………………… (二) …………………… 三、 …………………… 我们将 …… ,虚心学习兄弟单位的长处和经验,不断提高企业素 质和管理现代化水平 …… (“专此报告”、“请批转”等 ) 广东省电信有限公司科学技术研究院 XXXX 年 X 月 X 日 目录 (一)基本格式要素及写作规范 (二)通知 (三)报告 ? (四)请示 (五)会议纪要 (六)函 请示的定义: 请示是下级部门要求
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