oa办公自动化系统运行管理办法[1].docVIP

Q/ FORMTＥＸT LT FORMTEXT 内蒙古兰太实业股份有限公司企业标准 Q／　FORMTEXT　ＬT　 ＦORＭTEXＴ ２0１505—　FOＲMTEＸT　2011 　ＦORＭTEXT　代替?Ｑ/　 FORMＴEXT ＯＡ办公自动化系统运行管理办法 FORMＴＥＸT 2０11　- FORMTEXT 1１ - FORＭＴＥXT １１发布 FＯRＭＴEＸＴ ２０11 － ＦORMTEＸT 11 - 　FORMＴEXＴ １1实施 　FORＭＴEXＴ 内蒙古兰太实业股份有限公司发布 Q/LT 201505—2011 PAGE 2 OA办公自动化系统?运行管理办法 目的 中盐吉兰泰盐化集团及各所属单位协同办公自动化系统（以下简称OA系统）是通过信息化手段实现工作实时管理,提升单位内部及单位之间协同工作效率，系统推进管理制度化、标准化和规范化的管理软件。为保障OA系统正常、规范、稳定运行,保障各类文件和信息快捷传递、查阅,提高工作效率，根据实际,制定本办法。 适用范围 本办法适用于可登录OＡ系统的中盐吉兰泰盐化集团、兰太公司各部室、分公司、子公司。 工作流程及职责 用户帐号注册 各单位用户帐号统一报兰太企管中心设置。 个人表单流程设置 按照现行管理要求，兰太企管中心将部分管理流程制作成表单流程。 员工带薪休假须填写带薪休假表单流程,提交本单位负责人审批,人力资源中心审核备案。 年度目标卡、双向沟通卡、月度目标卡、业绩考核得分表等的填写,须按时通过OＡ系统表单流程提交直接上级审定。 各单位人员提交计算机耗材、办公用品计划、合同审批、档案借阅等应通过OA系统表单流程进行审批。 公文流程设置 发文流程 公司内部发文模板、电子印章、套红模板和发文流程等由各单位提交兰太企管中心制作，各单位使用。 各单位发布公文时，由拟稿人员按发文模板拟稿,按已设置的流程提交单位负责人核稿、总经理办公室主任审稿、公司分管领导签发（会签)、总经理办公室文档管理人员套红盖章封发。拟稿部门的公文收发员按照主送、抄送范围发送传阅，分类归档。 收文流程 公司内部各单位收文,由单位公文收发人员签收登记，调取文件传阅单，建立传阅流程提交单位负责人批示后，公文收发人员按批示意见转具体承办人传阅、办理后归档。 公司外来文件，由总经理办公室扫描后进入OA收文登记,调取文件阅处单，建立传阅流程提交总经理办公室负责人拟办、公司领导批示,收文员办理，按领导批示意见传相关部门承办,然分类后归档。 归档公文借阅流程 归档公文可供全体人员借阅。借阅时需调用档案借阅模板,按流程审批后方可借阅。 档案借阅流程:本人填写《档案借阅单》，经单位负责人签字确认后，总经理办公室负责人批准,由总经理办公室文档管理人员办理借阅。 新闻发布流程 新闻的发布范围是全体OA系统用户。 各单位应指定新闻发布人，报兰太企管中心备案后进行设置。 新闻发布人起草新闻后，应提交本单位负责人审核后方可发布。 公告发布流程 对于需要在指定范围内发布的时效性强的告知性文件和通知,可采用公告形式进行发布。 各单位须指定公告发布人，报兰太企管中心备案后进行设置。 各单位公告发布人起草公告后,须提交本单位领导审核后方可发布。 文档管理授权 OＡ系统的单位文档管理员由兰太企业管理中心指定系统管理员担任。 各单位指定一名文档管理员,由系统管理员按单位划分文档，分别授权给各单位的文档管理员,由各单位的文档管理员再划分下一级目录,再分别授权给相关部门的职能人员,指定相关职能人员负责发布各类信息。 系统管理要求 用户帐号信息管理 各单位用户注册、注销、岗位信息变动、权限调整,须及时发送协同通知兰太企管中心做出相应调整。 用户需及时更新完善个人信息，包括办公室电话、手机号码、邮箱地址等信息，确保ＯA上的员工通讯录保持最新状态（完善个人信息方法:OA界面上端的菜单栏―个人设置―个人信息设置）。 协同管理 待办事项管理:待办事项增多,造成系统运行速度减慢。为保证系统高效运作，各用户需及时处理提交待办事项,待办事项一周内必须提交处理。（操作步骤：双击待办事项，点击处理,点击继续并提交。） 已办事项、已发事项管理：为节省服务器空间，所有用户必须对已办事项和已发事项于每月１５日前进行定期删除清理。对于需保存的事项附件应另存到本地计算机硬盘后,再将协同事项删除;无需保存的事项应及时删除。(删除方法:已发事项、已办事项中不需要保存的流程打勾，点删除。） 各用户已经归档到个人文档的事项必须删除，不得在OA个人文档中上传保存个人文档资料,不得把OA当作个人网盘使用。 目标卡归档 各单位指定人员对本单位目标卡进行归档。 公文归档 各单位电子公文要求每月30日进行分类归档。 总经理办公室要把所有公文打印一份纸质文件归档，电子公文每月30日