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（KM 知识管理)企业档案知 识管理(系列之三)__企业 档案知识管理的系统实现 企业档案知识管理（系列之三）： 企业档案知识管理的系统实现 邓文彪博士 （深圳纬能管理系统发展有限公司首席知识管理专家） 到了知识经济时代，我们的思想正在得到了解放，那就是使档案管理走向知 识资源管理。确定了这个目标，我们就将用知识资源管理的思想和方法指导规划 企业档案知识资源管理的系统实施。本文从思想、平台、组织、制度等四个方面 阐述了企业档案知识管理系统实施过程，并且还探讨了国内大中型企业系统实施 过程中将存在的问题。 1 、企业档案知识管理系统实现的思路要点 1.1 实现档案管理知识资源化、信息化的思路 ●把过去数据型档案资料看成“历史”资料信息，按信息管理方式在系统中 分类，供查询搜索； ●把过去的信息型档案资料看成知识型文档，按知识资源结构进行归类、沉 淀、共享应用； ●对将来的数据型档案，根据统计目标，设立统计数学模型，将其转化成信 息型文档，按信息管理方式分类存贮，搜索查询； ●对将来的信息型文档，设立网上专家委托处理流程系统，快速将信息型文 档转化成知识型文档，按知识资源结构进行管理，即归类沉淀，共享应用 ●对将来的知识型文档，设计、设立标准模板，并设立网上专业人员自动处 理流程系统，快速将知识型文档形成规范知识资源，并按知识资源管理实施“沉 淀”“应用”和“创新”。 1.2 知识资源及时支持领导决策的思路 ●了解分析领导或管理决策的事项及过程，对其进行规范化认识，明确其决 策的环节或形式； ●按决策环节排列,构建相应分类的关联知识资源子库及知识地图； ●设计、设立订阅机制，让领导根据决策工作内容或依据决策环节排列的知 识资源分类文件类进行订阅； ●根据订阅要求，一方面设立委托流程，委托专业人员或专家收集知识或信 息资料，并规范处理；另一方面，对已产生在关联知识资源库的知识和信息，即 自动发送到需求它的领导人员邮箱中。 1.3 知识资源及时支持员工学习的思路 ●了解组织结构各岗位上的人员知识结构要求和培训发展计划； ●按组织架构和岗位，构建相应分类的关联知识资源子库及知识地图； ●根据岗位员工入职、晋级、达标等标准，配备相关学习知识(有些是链接) 的文件类到关联知识库中； ●对于知识资源库中没有的岗位学习知识，设立委托流程委托专业人员或专 家收集知识并规范处理后沉淀在相关文件夹中； ●对岗位关联知识资源库的知识，为人力资源管理专门人员设计、设立知识 委托考核出题流程，以便委托建立岗位入职、晋职、达标等的学习考试题目； ●设立员工自学考试功能模块，在学了相关岗位知识后，就可以自行选择考 试。 1.4 知识资源及时支持员工工作的思路 ●了解分析各项业事务工作，内容及过程，对其进行规化认识明确其过程的 节点，并按知识结构的独立性分解节点及节点内作业程序； ●按业务、事务过程节点及节点内作业程序，构建相应分类的关联知识资源 子库及知识地图； ●设计、设立订阅机制，让员工根据当前从事的节点工作内容或依据知识地 图中的相关分类文件类进行知识订阅； ●根据订阅，一方面设立委托流程，委托专业人员或专家收集知识或信息资 料，并规范处理；另一方面，对已产生在关联知识资源库的知识和信息，即自动 发送到需求它的工作人员邮箱中。 1.5 知识资源管理 IT 平台化的思路 ●用 B/S 结构设计，随时随地用游览器访问应用系统平台； ●应用系统分为：知识资源应用功能前端平台系统、知识信息数据库系统、 知识资源后台收集整理系统、资源库管理系统； ●领导和员工通过应用功能前端平台访问和利用知识资源； ●资源库管理人员通过库管理系统规划建立库分类，知识地图，并制定和设 立访问权限； ●资源库管理人员、知识资源的专业委托人员和知识资源的委托专家通过后 台收集整理系统实时建设知识资源中的内容； ●考虑到知识资源与数据型档案、信息型档案一起管理，并且知识资源很多 来源于数据、信息型档案，故采用关系型数据库作为资源库； ●考虑到今后的发展，知识资源管理平台采用 J2EE 架构设计，具有跨平台 特性、很强的扩展性和功能模块的可重复利用。 1.6 知识资源管理的安全化思路 ●在企业的各个地区机构，分布设立访问服务器，在总部设立应用系统服务 器，各服务器之间设立VPN 联接； ●在应用系统中对知