涉外业务函电商情调研报告应用写作.ppt

七、涉 外 业 务 函 电 【概 念】 涉外业务函电是指在对外贸易活动中，用以联络感情，交流信息，联 系业务，处理相关事宜的应用文体。 【功用】 交流涉外商务信息；处理涉外商务交流中有关事宜；联络沟通与外商 之间的感情。 【特点】 1 、作用地位中心化。 现代国际贸易又被称为“单据贸易”，涉外商务交往 的所有函电都构成重要的法律依据。特别是当产生贸易纠纷时，它有可能 影响到纠纷解决的结果 , 商务函电的中心化作用却日益明显。 2 、传输方式电子化。 简便、快捷的电子化传输方式使日趋频繁的涉外商务 函电，成为提高国际商务效率的最有效办法之一。 3 、书写格式自由化。 因来往双方的关系疏密、内容和目的的差 异，具体在信头、呼语和信内地址等方面表现为专业式、简洁式 和庄重式，等等多种风格 。 4 、语言风格简洁化。 当今为了简洁明了、便于阅读函电中应省 去多余的客套、话语而直接指向磋商主题，电子数据交换、电报 等用语及短句的使用，使其语言风格简洁化了。 【种 类】 从内容上，涉外函电可以分为 礼仪函电 和 业务函电 ，礼 仪函电通常用于交流思想，传递信息；业务函电用来联系事务， 沟通意向。 从形式上，涉外函电可分为 函件 和 电报 。函件包括公函和 便函两种。 函件从效能上看还可分为正式对外函件和普通对外函件。 正式对外函件是以机关或社会团体的领导人名义发出的函件， 普通对外函件是以机关或社会团体及其外事部门的名义发出的 函件。 【例 文】 ? ××× ( 城市名称 ) ? ××国×××市市长××先生 尊敬的先生 : 最近，我高兴地收到您通过中国驻×国大使馆转来的信件。 感谢你来信对我的任命表达的祝贺。我也感谢您对我的工作给 予的支持，并期望未来能有更好的合作。 ××市市长 : ××× ××××年×月××日 ? 评析 ? 这是一则涉外礼仪公函，属于以领导人名义发出的正式对 外函件，语言庄重而又不失热情友好，符合外交政治活动的要 求。函件第一行是对方城市的名称，第二行是收函人的职衔、 姓名，第三行按惯例写称呼。 【涉外函电的写作方法】 1 、涉外函电的格式 涉外函件的格式与公文中的函大体 相似，一般由 称呼、正文、结尾和签署 等 几部分组成。 2 、涉外函电的写法 称呼 如果是以领导人、官员、经办人等以个人 名义写给个人的函件，写“尊敬的×××先 生”；机关、社会团体、企事业单位之间的业 务函件，直接写××国××单位。 正文 一般由发函缘由和发函内容组成。缘由写 依据和目的，内容写政治、经济、文化活动的 具体事项。语言要简明扼要、规范、到位。 结尾 正文的结尾一般要写致敬语，如“希速复为盼”、“特 此函达，希洽办”、“谨祝商安” 等 。 签署 以个人名义发的涉外函电，应该由个人亲笔签名。集体 发的涉外函电，要由法人代表亲笔签名，并加盖公章。 7C 原则，即：完整（ complete ）、正确（ correctness ）、清楚 （ clearness ）、简洁（ concreteness ）、具体（ concreteness ）、 礼貌（ courtesy ）、体谅（ consideration ）。 【例 文 】 ×××国×××有限责任公司： 在第 17 届上海灯饰展会中，我们获知贵公司的名称和地址。我们写信 是希望能与贵公司达成商业意向。 我公司是一家在中国设立的制造各类灯饰设备的专业制造企业，我们主 要的产品包括：日光灯、聚乙烯日光灯、 LED 闪光灯、 LES 圣诞彩灯、磁浮球 等。主要用于家庭、街道、市场、公园和一些特殊的工业领域。现附上我公 司最新的产品目录，供贵公司挑选产品时作参考用。 希速复为盼。