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英文电子邮件格式
Dear Mary,
This is Tom
Look forward to seeing you soon.
Best regards,
Tom Yu
(以上每一行,或者每个段落,都是左对齐的)
例子:
一、主题
主题 Subject )框的内容应简明地概括信的内容,短的可以是一个单词,如greetings ;
长的可以是一个名词性短语,也可以是完整句,但长度一般不超过35个字母。
YES :Supplier training
NO:professional trainees from sister company should abide by rule of local company
(太长)
主题框的内容切忌含糊不清。
NO:像 News about the meeting 这样的表达,
YES :应改为Tomorrow's meeting canceled 。
一般来说,只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格
式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。
YES :New E-mail Address Notification;Detailed calculation
NO:detailed calculation
视信的内容是否重要,还可以开头加上 URGENT 或者 FYI For Your Information,供参
考),如:URGENT:Submit your report today!
二、称呼
1、E-mail 一般使用非正式的文体,因此正文 Body)前的称呼 Salutation )通常无须
使用诸如 Dear Mr. John 之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名,但对长
辈或上级最好使用头衔加上姓。YES :Tommy ,或者 Mr. Smith。
2、称呼和正文之间,段落之间,正文和信尾客套话之间一般空一行,开头无须空格。如:
Jimmy,
I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.
Best,
David
3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶. 同样, 头衔都不要错.
头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的: Howard E. Wyatt, Dr. Howard E. Hyatt
4 、多过一个男人,用 Messrs,就是 Misters 的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.
YES: Messrs. Smith, Wyatt, and Fury 。女人呢? YES:用 Mesdames, Mmes., or Mses.
同样不要跟名字. 例子: Mses. Farb, Lionel, and Gray 。男女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例
如: Dr. and Mrs. Harold Wright ;Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright ;Mr. and
Mrs. Harvey Adams-Quinn 。
5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时大头不知
道对方头衔,干脆用 Ms.算了. Ms. Sarah Gray
6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:
Ken Green, President /Ken Green /Vice President of International Operations
NO:Ken Green /Vice President of Unicom China
YES : Ken Green /Vice President, Unicom China
7、老外的名字有时有 Jr. 或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:
YES :Michael J. Smith, Jr. /Michael J. Smith Sr.
8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼. 如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑
这些:
Dear Committee Member:
Dear Meeting Planner:
Dear Colleagues: To All Sales Reps:
To Whom It May Concern:
Dear Sir or Madam:
Dear Madam or
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