职场中开会体会.pdf

职场中开会的学问 2011-07-11 您是第 700 位阅读者 页面文字： [小] [中] [大] 　　头脑风暴会、部门策略会、客户见面会、新闻发布会、各类营销峰会、推介会，甚至各 种论坛营销人总要拿出许多时间应付各种会议。拍拍脑袋想一想，我们一个月的时间当中有 多少时间被开会占据了？ 　　也许很多营销人都有同感，那就是当领导、或者下属、或者记者、或者朋友、或者家人 打电话找你的时候，你常常给予对方的回答是“在会上” 。而在这些大大小小的会中，有多少 是有价值的？有多少是去了以后又后悔的？还有多少是不痛不痒、形同鸡肋的？ 　　参加的会多了，我们也会总结出一些参会的经验，对于参会的选择，每个人都有自己的 原则和标准。对会议的管理，其实就是一个选择的过程和时间管理的过程，做好会议管理， 你的工作效率会提高很多。 　　陈杨 　　安吉斯媒体集团中国区策略资源总监 　　开会频率：每天至少一次； 　　参会类别：公司内部自己团队的会、跟别的部门的会、跟客户的会、论坛等等； 　　参会装备：笔记本电脑或者 iPad； 　　开会场所：大部分在公司开，一些很重要的问题可能在饭馆或者咖啡厅与客户聊； 　　创意会议形式推荐：内容大于形式，开会是为了解决问题； 　　会议管理经验：开会之前一定要让所有参会的人心里清楚开会的目标，第二是在会上不 能分心，对于讨论不出结果或者说不清楚的事情，可以考虑放一放。 　　如何跟客户开会 　　第一、明确跟客户开会要达成什么目的。开会之前要明确会议的重点是什么，需要准备 哪些东西，会后想得到哪些东西。有的时候客户自己都没有想清楚的事情，他们自己都不知 道要说什么，这时候更要跟客户明确开会目的。关键在于解决问题，不然就是浪费时间。 　　第二、明确自己在会议上扮演的角色。分类来讲，如果是跟客户分享我们的服务或者产 品，我们会讲得比较多。如果是客户向我们部署什么任务，就要多听少说话。我们的角色是 出主意的人，还是了解信息的人，还是帮助客户去说服其他人等，都要搞清楚。 　　需要注意的是，有的时候和客户开会不光只有我们媒介策划公司，还会有参与项目会议 的其他公司，比如研究公司、创意公司等。这种情况下，有些时候我们在项目的意见上会有 很大的分歧，我们就需要注意自己的参会角色，斟酌言辞和沟通的方法。特别是对于不是我 们负责的部分，一般来说不会特别去强调或反对，但同时也不能一味地让步，这就需要权衡。 切记不能喧宾夺主，否则会给自己和客户带来更多的麻烦。 　　第三、要符合客户口味。开会前要做好充分的准备，要明确自己跟客户的关系，要用客 户喜欢和容易接受的方式去跟他们交流。比如有的客户喜欢看表格，有的客户喜欢看图片， 有的客户希望更多的口头沟通而不是单方面灌输，需要把握好方式。 　　第四、会议结束一定要总结。这是会议结束后必须做的一件事情，总结要发给客户和每 一个相关的人。因为很多时候在会上说定的东西，客户一转头就忘了，日后可能导致各种问 题。作总结一方面是明确每个人的分工和职责，另一方面也是保护公司自身的一种方式。这 点同样适用于公司内部的各种会议。 　　郑国强 　　圣元国际营销公司市场总监 　　开会频率：每周 6 次以上； 　　参会类别：部门内部沟通会、跨部门业务协调会；公司月度会议、季度会议、年度会议、 经营会议；产品会、推广会、培训会、媒介沟通会议等等； 　　参会装备：笔记本电脑；笔记本； 　　开会场所：总部；张家界、庐山、马尔代夫等；欧洲； 　　创意会议形式推荐：视频会议、电话会议、网络会议； 　　会议管理经验：第一，会议前，要做好充分的计划和准备。会议的组织者，要明确会议 的主题、通过会议要解决的问题，提前准备好会议讨论的基本要点、草案等，提高会议效率， 否则容易跑题；第二，会议中，要做好会务的组织和相关会务工作。要有一个文笔较好、逻 辑性强、认真仔细的人做好会议记录，及时将会议讨论的结果、意见、决议等，在会后形成 会议纪要，发给相关人员；第三，会议后，要有明确的跟进和落实。对于会议形成的决议和 意见，形成纸面的要求，明确完成时间、责任人，以及相关支持人等，并明确跟进人，及时 监督、跟进，通报进度，确保会议研究的事项按时落地、执行到位。 　　周例会这样开 　　第一、固化时间和内容，形成惯例和习惯，提高会议效率。要固定时间点，比如每周一 上午 10 点开例会，让大家形成习惯，从而能够提前安排好自己的工作。从内容上讲，总结 上周做了什么，各项重点工作的进度，现在是什么状况，下一步主要的工作，还需要什么支 持，最终再统一强调，明确下一步的工作重点。关键是形成惯