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关于公关接待的准备
关于公关接待的准备
1了解客人基本情况
接到来客通知时,首先要了解客人的单位、姓名、性别、民族、职业、级别、人数等。其次要掌握客人的意图,了解客人的目的和要求以及在住宿和日程安排上的打算。第三要了解客人到达的日期、所乘车次、航班和到达时间,然后将上述情况及时向主管人员汇报,并通知有关部门和人员做好接待的各项准备工作。
2确定迎送规格
按照身份对等的原则,安排接待人员。对较重要的客人,应安排身份相当、专业对口的人士出面迎送;亦可根据特殊需要或关系程度,安排比客人身份高的人士破格接待。对于一般客人,可由公关部门派懂礼仪、有礼貌、言谈流利的人员接待。
3布置接待环境
良好的环境是对来宾的尊重与礼貌的表示。接待室的环境应该明亮、安静、整洁、幽雅,配置沙发、茶几、衣架、电话,以备接待客人、进行谈话和通讯联络之用。室内应适当点缀一些花卉盆景、字画,增加雅致的气氛。还可放置几份报刊和有关本单位的宣传材料,供客人翻阅。
4做好迎客安排
与行政或公交部门联系,按时安排迎客车辆;预先为客人准备好客房及膳食;若对所迎接的客人不熟悉,需准备一块迎客牌,写上欢迎 先生(女士)以及本单位的名称;若有需要,还可准备鲜花等。
1.明确5W1H[2]
①Why明确为什么要举办会展,会展人员参加会展的目的、意图和背景等。
②when明确会展开始与结束的时间和会展接待开始与结束的时间,准确掌握来宾到达和离开的时间,及早通知全体迎送人员和有关单位。如有变化,应及时通知有关人员。
③where明确会展所涉及的地点,包括会议或展览的地点,住宿的地点,茶歇的地点,游览参观的地点,各种物品和设备摆放、陈列及存放的地点等。如需迎送,应确定迎送的地点,迎接人员应提前到达迎接地点,送行人员应在客人离开之前到达送行地点。
④who明确会展的主持人、嘉宾、发言人、参加人员及服务人员。要了解会展相关人员的情况,包括姓名、性别、年龄、身份、职务、民族、宗教信仰、生活习俗、健康状况、所代表的组织机构等基本情况。
⑤What明确会展的主题、规格与形式,掌握在会展服务中,会场布置、会展服务人员的着装等方面应突出什么样的文化和特色。
⑥How确定会展接待方法形式,即在明确上述5W的基础上,针对具体的会展确定具体的会展接待策划。会展接待策划就是根据来宾的基本情况和会展主办方的实际,拟订出接待计划和日程安排表。接待日程安排在安排会议的同时,还要将其他的活动内容、项目及具体时间一一拟出,如迎送、会见、宴请、旅游观光、观看文艺演出等。根据接待方案,具体安排落实来宾的食、住、行等方面的事项,最好指定专人负责。根据实际情况安排好礼品、纪念品的准备工作。重大国际性会展,还应做好各国领导、嘉宾及来宾的安全保卫和文件资料保密的准备工作,并安排好新闻报道工作。当然,上述工作的前提是做好接待经费的预算。
2.确保安全
会展由于具有人员密集、外来人员较多的特点,安全就成为会展第一要务。具体包括以下内容。
(1)人身安全
曾经发生的火灾、踩踏事件、食物中毒等都是会展的警示灯,这方面可以联合当地的警方和志愿者帮助安保一起控制。会展服务人员要事先预计好会展可能出现的意外,防患于未然。例如,正确估计参展人员的数量,检查电路隐患,选用正规信誉好的食品供应商等。
(2)财务安全
会展在吸引大量专业和非专业的参观者的同时,也会吸引来自世界各地的不法之徒,会展服务人员要注意保护参展人员的财务安全,特别是一些重要展品的存放和看管要有专人负责。
(3)资料安全
会展资料安全涉及范围很广,从会议角度说主要包括内部会议的内容、各种文件的讨论稿、备选的决策方案、会议记录等,涉及经济方面的数字和人事问题,重要的会议召开的时间、地点、出席的人员等。从展览的角度说主要包括产品的核心技术、内部构造,以及会展开始前各展台的布置与风格及主要展品等。会展服务人员要做好会议保密工作,确保会展期间各项秘密的安全。应严格执行保密法规,严格执行保密纪律,制定一整套的保密措施,如会议的文件要准确地划分保密等级,必要时可规定只能在会场内阅看,离开会场时收回;注意检查会场上扩录音设备及通信线路,防止泄密;对来宾加强保密纪律和保密观念教育,必要时采用现代的电子屏蔽技术;复印机、印刷机等印废的会展文件及底稿,应指定地点存放,妥善保管,在会后或在一定时间内指定专人销毁;会展前严格限制到场人员,明确不准拍照、录像,必要时和相关人员签订保密合同。
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