书类〆切间合场合.doc

PAGE PAGE 1 ＜若手海外派遣支援 出張手続提出書類一覧＞ 書類のなかに〆切に間に合わないものがある場合は，海外派遣支援室（文学研究科211室）へご相談ください。注意事項については，３頁以降にのせています。必ずお読みください。 １．申請時に提出するもの（申請期間中） 提出書類 媒体 チェック項目 申請書 原本 申請者情報 メール ① ホームページからダウンロード。記入後，両面印刷し211室にお持ちください。海外派遣支援室のoffice hoursは，10：00?16：00ですので，申請書の提出は，締め切り日の16：00までです。 ② ホームページからダウンロード。記入後，メールにて送ってください。 ２．採択後に提出するもの（採択通知を受領後，１週間以内に提出） 提出書類 媒体 チェック項目 旅費?謝金等の預金口座振込申出書 メール ③ ホームページからダウンロード。記入後，メールにて送ってください。 初めて，旅費支援を受ける場合は，必ずこのファイルを提出。過去に北海道大学の経費で旅費支援を受けた方は提出不要（ただし，口座番号等の変更があれば変更の申出をする）。採択通知を受け取ってから１週間以内に提出すること。 ３．出張前に提出（遅くとも出張２週間前に提出） 提出書類 媒体 チェック項目 学会大会プログラム（学会参加以外は不要） コピー 自費加入旅行保険証書 コピー 旅程表 コピー 見積書 コピー 国外での連絡先情報 メール 学会大会プログラム（コピー） 大会要項（大会名，日時，場所の掲載ページ），および，発表プログラム（自身の発表が記載されているページ）。申請時に提出している場合は不要。 旅行保険証書（コピー） 自費で加入（加入は必須）のこと。加入額は任意。病気?けがの補償は必ず，個人賠償責任がついているものが望ましい。国内?国外の移動中の事故等を補償するものであること。 短期の場合　大学で加入を推奨している学生教育研究災害傷害保険（通学特約付き）に加入している場合は免除（文学研究科の窓口で加入用紙を入手可能。自身が加入しているか不明の場合には，211室で確認すること）。 中?長期の場合　任意の（学研災は不可）旅行保険に加入してください。 旅程表（JTBからもらったものをコピー。JTB以外でとった場合は，見本を参照） 見積書（JTBからもらったものをコピー。JTB以外でとった場合は，見本を参照） ホームページからダウンロード。記入後，メールにて送ってください。 出張終了後に提出（出張終了後１週間以内に提出） 提出書類 媒体 チェック項目 出張報告書 メール 航空券の半券 原本 宿泊施設の領収書 原本 国外での交通費の領収書等（任意） 原本 ホームページからダウンロード。記入後，メールにて送ってください。 JTBで航空券をとった場合は不要。 ホテルの領収書，ホームステイ先で家賃を支払ったことを証明する書類などを211室にお持ちください。 国外での移動については，申請書に記載されているものに関しては認められる場合があります。支給を希望する場合には，領収書の原本を提出してください（領収書がない場合には，発着先?日付?金額が分かるチケット等）。ただし，同一市内での短い移動など，軽微な運賃については支給されません。 一般的な注意事項 １．　提出書類 (1)　提出書類は，一通りそろってからご提出ください（逐次提出する必要はありません）。ただし，「旅費?謝金等の預金口座振込申出書」は，手続きに時間がかかります。採択通知を受け取ってから１週間以内に，ご提出ください。 （２）　コピーの提出が必要なものについては，Ａ４サイズにコピーしてください。 ２．航空券等の手配 航空券等は，下記のJTB北海道 札幌航空センター（北大から正式に業務委託を受けている旅行代理店。以下，札幌航空センターと省略）で購入してください。利用できない理由がある場合には，若手海外派遣プロジェクト室へご相談ください。詳しくは，下記の「支援される交通費について」および「JTB北海道 札幌航空センターでの購入手続きについて」をご参照ください。 ３．申請内容の変更 申請書の内容（旅行期間など）は，原則変更不可です。やむを得ない理由で旅行日程を変更する場合には，速やかに若手海外派遣プロジェクト室へご連絡ください。申請者（指導教員）の押印のある理由書を，提出していただきます（書式ファイル有り）。個人的な理由により日程変更した場合には，変更による交通費の差額分が自己負担となる場合があります。 ４．他の助成金を重複して申請することはできません。 ただし，本プロジェクトが支援しない部分（現地での物品購入など）に他の助成金をあてることはできます。 ５．帰国後に報告書の提出以外に，