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《办公室实务》学习辅导 第五讲 鸿雁传书 人脉所系 鸿雁传书 人脉所系：学习内容 教材第四章 邮件处理，是很通俗的，我却用了一个带点文气的标题。我的用意是强调邮件处理的重要性，因为很多老秘书工作者认为邮件处理是简单劳动，无所好学的。我认为“世事洞明皆学问”，邮件处理也不例外。 1949年中央人民政府成立邮电部的时候，周总理题词“传邮万里 国脉所系”，借其深意，我把本讲内容取名为“鸿雁传书 人脉所系”。对于三立公司来讲，人脉即业脉，业脉即财脉，千万马虎不得。为此，要学习： 一、收取邮件的处理办法 我们三立公司所有的邮件必须由一个口进出，也就是必须由我们办公室这个口进出，由指定的文员负责所有邮件的处理。 邮件的处理有收到文件的处理和发出文件的处理。 收到文件的处理要掌握以下三个问题： 1．邮件传递的四种情况 2．收取邮件的处理程序 3．上司不在时的邮件处理 1．邮件收取的四种情况 第一种情况：邮政局投递员把邮件送到我公司传达室（收发室）。然后，制定文员到传达室（收发室）收取邮件；或者由传达室（收发室）人员把邮件送到办公室，由指定文员收取邮件。 1．邮件收取的四种情况 第二种情况：邮件送到单位所建的信箱，由文秘人员开启，取出邮件带回办公室。 1．邮件收取的四种情况 第三种情况：由专人送达，需要签收的邮件，如特快专递、公文交换站送达。 如有人给三立公司老总特快专递送来一份礼品： 1．邮件收取的四种情况 第四种情况：电子邮件，由文秘人员每天查看电子邮箱（或传真），下载（或取出）邮件。比如网易电子邮箱： 2．收取邮件的处理程序 收到邮件的处理一般有以下步骤： 第一步 邮件的收取 第二步 邮件的登记 第三步 邮件的分拣 第四步 邮件的拆封 第五步 邮件的办理 第一步：邮件收取的注意事项 （1）在传达室或收发室送达邮件应注意：①遵循邮件到达的时间规律，尽量不要在邮件达到时离开办公室，如不能避免，应请人代领。②要当面点清邮件数量，并填写“邮件收领单”，特别要写清机要邮件、经办人等项目。③如有污损，应当面指出，以分清责任，并在邮件上注明：“此件收到即如此。” （2）在单位邮箱邮件要注意：①每天的开箱次数和邮局投递的次数一致，与送达时间合拍，形成一种规律。②开启信箱应专事专办，取出邮件后立即返回办公室，不要带着邮件去办理任何其他事情。③如果邮件较多，可以事先带上一个包袋，以免邮件在途中失落。 第一步：邮件收取的注意事项 （3）对由专人送达的邮件应随时签收、处理，或者分发给其他部门或有关人员。有些单位，如法律部门要求在邮件上加盖收到时的日期章，也可以用手工方式填写，表明收到的年、月、日、时或分。 （4）对电子邮件，文秘人员到达办公室的第一件事是检查电子邮箱和其他设备，如传真机、电传打字机等，看是否有信件传送过来。如果有，则下载（或取出），然后与其他要交给上司的邮件放在一起，或者把电子邮件发送给其他部门、人员。 第二步：邮件的登记 文员要注意不是所有的邮件都要登记，而是应从其中挑选出必须交给上司或有关部门处理的邮件，并在下表上登记。 第三步：邮件的分拣 文秘人员收到邮件后应按一定的标准分拣，一般有三种标准： （1）按照收件人的姓名分拣 （2）按照收件部门的名称分拣 （3）按照邮件的重要程度分拣 ①重要人物和重要单位的邮件 ②挂号、保价、快递、带回执的等特殊邮件 ③电报、电传、传真等邮件 各单位可以根据自己的情况设置重要性分类标准。如美国对邮件重要性分类的标准： a.电报、电传、传真、计算机自动打印输出的文件，以及挂号、保价邮件等；b.各种普通邮件，包括发票、账单、货单、单据、支票等；c.本公司设在外地的分公司、办事处、工厂或部门寄来的邮件；d.私人邮件和机要邮件； e.报刊等定期出版的印刷品；f.商品目录册、商业宣传用的小册子及各种广告资料等；g.各种邮包。 第四步：邮件的拆封 （1）文密人员可以拆封的邮件 （2）文密人员拆封邮件注意事项 （1）文密人员可以拆封的邮件有哪些 一般来