ISO9001外审工作准备和应对技能.ppt

ISO9001外审工作准备和注意事项 Aaron Jiang Oct/08/2012 外审行程安排 1 外审准备工作 3 外审注意事项 4 人员基本要求 5 外审过程说明 2 二阶段审核10月09日 周二 外审行程 1 ISO9001：2008二阶段审核目的： 第二阶段审核为现场审核，验证组织的质量管理体系是否按照策划来实施，实施是否有效，是否符合ISO9001标准的要求， 外审形式说明 2 ⑴ 公司及各部门架构准备，欢迎牌制作。 ⑵ 落实7S ，同时做好物料状态标识，如不合格等。 ⑶统一着装工作服，体现公司的精神面貌。 ⑷ 审核工作的配合: ⒈审核期间，被审核部门负责人及工作人员务必在场，直至审核结束。 ⒉各级人员应认真回答审核人员提出的问题,切忌与审核员冲突,避免强辩,明显的错误应谦虚接受。 ⒊外部审核的每一位审核员，需安排一位主陪审员。 ⒋对审核中的每一作业项目，需安排一个人主答。 ⒌现场操作人员的筛选，要安排拉、组长在场。不熟练之关键工位人员可安排调班。 外审准备工作 3 ⑸ 审核时尽可能提供之前一个月的记录,并准备三个月内的记录,以便追踪时审核。 ⒈对文件和记录进行归档，以便于调取。确保各部门的文件和资料可随时找到。 ⒉检查文件的修订与记录之间的符合性、配合性、修订之日起记录的相应改变。 ⒊任何修改或涂改要有签名或盖章。 ⒋各种记录均应加以签名确认，尤其是质量记录。 ⒌电脑打印的质量记录，有打出姓名者，签核栏亦需签名或盖章。 ⒍表单记录内容的空白处要划记“/”，避免空白。 ⒎所有文件、规范禁用手写涂改，或使用涂改液修改。 ⒏确保表单记录的完整性，尤其是需要做持续追踪的记录。 外审准备工作 3 ⑹ 各级人员应熟悉质量方针、质量目标、各级人员岗位职责。 ⑺ 做好自查自纠工作，特别对以前发现的不符合项应举一反三，保证各项工作按ISO9001：2008要求及文件要求实施。 ⑻ 对审核员可能会问到的问题，资料应事先准备好，或随身携带。 ⑼对自己本职工作的要求应熟悉并描述重要的参数、数据。 外审准备工作 3 ⑴ 受审核时，每一位员工必须要做到的 ⒈知道应做什么事； ⒉知道如何做事； ⒊知道做事的依据； ⒋用记录证实所做的事； ⒌任何事都应形成循环（即PDCA模式）。 ⑵ 受审核时,应保持正常的心态 ⒈不怕出现不合格，任何不合格都是改进的方向； ⒉尽可能减少不合格，以提高认证通过的可能性； ⒊尽快纠正不合格。 外审注意事项 4 ⑶ 受审核方在审核中的角色 ⒈ 2:8规则 ⒉ 20%听问题，听懂了才能回答对； ⒊ 80%回答问题，回答时要谨慎。 ⑷ 先确定了解问题后再回答 ⒈认真听，听不懂必然会回答不准确； ⒉不懂就问，审核员会换一个角度询问； ⒊一定搞清楚所问问题，再考虑清楚后回答。 外审注意事项 4 ⑸ 受审核时,回答问题的基本原则: ⒈ 依据文件回答问题； ⒉ 依据实际情况回答问题； ⒊ 紧紧围绕提问，不要扯太远； ⒋语言简单明了； ⒌不要假设审核员不懂技术问题，审核员的视点是整个体系。 外审注意事项 4 ⑹ 回答问题时就注意哪些 ⒈只说自己的事，不说别人的事； ⒉只说该说的事； ⒊用证据说明问题； ⒋自信而又不失谦虚； ⒌多解释，不争论； ⒍有误解时把解释权让给更明白的人（最好是上司）。 外审注意事项 4 ⑺ 回答问题时应避免出现 ⒈不懂装懂； ⒉说别人的事； ⒊所说的不符合事实； ⒋谋求帮助； ⒌对其他部门或人员进行诋毁； ⒍争论不休不礼貌，可能会导致不好的结果。 外审注意事项 4 ⑻ 在审核进行过程中如何采取纠正行动 ⒈力争在审核组离开前纠正不合格； ⒉当天提出，尽可能当天纠正； ⒊自己提方案，自己纠正； ⒋经审核员确认可以接受。 ⑼ 正式审核时审核员经常询问哪类问题 ⒈你是做什么的？ ⒉你是如何进行工作的； ⒊有无记录证明你已正确地进行了工作？ ⒋你为什么要这么做？ 外审注意事项 4 ⑽ 回答审核员时的基本点 ⒈以文件为基础； ⒉以质量记录为依据； ⒊以实际情况来证明。 ⑾ 每一位员工回答问题时的心态应该是 ⒈自信，相信所做的绝大部分是正确的； ⒉谦虚，承认个别情形会存在某些问题； ⒊不推卸责任。 外审注意事项 4 ⑿ 在正式审核到来之前，怎样做一下突出改善 ⒈对现场进行卫生整顿等清理工作； ⒉保证现场使用的文件为有效版本； ⒊每个部门进行自查自改； ⒋每位员工对照文件，熟悉工作职责； 外审注意事项 4 ⑴ 在审核前对