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项目沟通及协调程序 项目沟通及协调程序 1.前言 1.前言 1.1 本协调程序适用于公司项 目工程的工程详细设计过 1.1 本协调程序适用于公司项 目工程的工程详细设计过 程。 程。 1.2 本文件的目的是在项 目执行中，对业主、设计院、 1.2 本文件的目的是在项 目执行中，对业主、设计院、 承包单位间的协调方式予以统一，以规范协调流程，提高工 承包单位间的协调方式予以统一，以规范协调流程，提高工 作效率，避免沟通错误，保障沟通畅通。 作效率，避免沟通错误，保障沟通畅通。 1.3 本文件包括协调程序、协调方式和联络界面，是项 1.3 本文件包括协调程序、协调方式和联络界面，是项 目工作开展的依据文件之一。经业主批准后，各相关单位（包 目工作开展的依据文件之一。经业主批准后，各相关单位（包 括业主、设计院、承包单位）均应按本文件开展相关工作。 括业主、设计院、承包单位）均应按本文件开展相关工作。 1.4 本文件仅规定业主、设计院、承包单位之间的协调 1.4 本文件仅规定业主、设计院、承包单位之间的协调 界面和程序，对相关单位内部工作协调程序不做要求，由各 界面和程序，对相关单位内部工作协调程序不做要求，由各 相关单位具体负责。 相关单位具体负责。 1.5 本文件仅对项 目执行中设计工作联络予以规定，不 1.5 本文件仅对项 目执行中设计工作联络予以规定，不 包括商务往来文件。 包括商务往来文件。 1.6 随项 目进展，各项 目出现增减联系人时项 目部应及 1.6 随项 目进展，各项 目出现增减联系人时项 目部应及 时向工程技术组提交。 时向工程技术组提交。 2.各单位文件联络的基本要求 2.各单位文件联络的基本要求 项 目各单位之间的联络应遵循如下基本要求： 项 目各单位之间的联络应遵循如下基本要求： 2.1 各单位之间的联络方式包括会议纪要、信函、文件 2.1 各单位之间的联络方式包括会议纪要、信函、文件 传输单、电子邮件、传真。 传输单、电子邮件、传真。 2.2 因本项 目邮递不便，不推荐使用邮递信函，在不影 2.2 因本项 目邮递不便，不推荐使用邮递信函，在不影 响项 目进程及引起纠纷的情况下发出方可使用邮递信函。 响项 目进程及引起纠纷的情况下发出方可使用邮递信函。 2.3 各单位之间的联络均以书面联络为依据，双方代表 2.3 各单位之间的联络均以书面联络为依据，双方代表 签署的文件方为有效文件。 签署的文件方为有效文件。 2.4 各单位联系人见本文件联络人部分，所列联络人签 2.4 各单位联系人见本文件联络人部分，所列联络人签 署的文件均为有效文件。 署的文件均为有效文件。 2.5 发出单位必须向接收单位所有联络人发送联络文件。 2.5 发出单位必须向接收单位所有联络人发送联络文件。 2.6 任何有效联络在发出方发出 2 小时内应电话通知接 2.6 任何有效联络在发出方发出 2 小时内应电话通知接 受方。 受方。 3.联络文件要求 3.联络文件要求 3.1 会议纪要 3.1 会议纪要 3.1.1 会议纪要是项 目执行的重要文件，会议纪要在参 3.1.1 会议纪要是项 目执行的重要文件，会议纪要在参 会单位代表及业主代表签署后生效。 会单位代表及业主代表签署后生效。 3.1.2 会议组织方应以信函附件的形式向参会方交付会 3.1.2 会议组织方应以信函附件的形式向参会方交付会 议纪要扫描件。 议纪要扫描件。 3.1.3 发出方负责发出文件的连续性，便于接收方分类 3.1.3 发出方负责发出文件的连续性，便于接收方分类 存档。如果接收方发现收到的文件不连续，应与发出方及时 存档。如果接收方发现收到的文件不连续，应与发出方及时 沟通，并由发出方书面确认。 沟通，并由发出方书面确认。 3.1.4 各接收单位对于收到的文件传送单需有回执，以 3.1.4