Excel表格日常操作的35个办公室职员必备技巧大全总结 .pdf

Excel 表格日常操作的35 个办公室职员必备技巧大全总结 作者： 点击数：29428 更新时间：10-11-10 Excel 中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于Excel 的别样风情。 一、让不同类型数据用不同颜色显示 在工资表中，如果想让大于等于2000 元的工资总额以“红色显示，大于等于 1500 元的工资总额以“蓝色显示，低于1000 元的工资总额以“棕色显示，其它 以“黑色显示，我们可以这样设置。 1.打开“工资表工作簿，选中“工资总额所在列，执行“格式→条件格式命令， 打开“条件格式对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于选项， 在后面的方框中输入数值“2000 。单击“格式按钮，打开“单元格格式对话框， 将“字体的“颜色设置为“红色。 2.按“添加按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于 1500，字体 设置为“蓝色；小于1000，字体设置为“棕色)。 3.设置完成后，按下“确定按钮。 看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。 二、建立分类下拉列表填充项 我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据 有效性功能建了一个分类下拉列表填充项。 1.在Sheet2 中，将企业名称按类别(如“工业企业、“商业企业、“个体企业 /hzhzhz 等)分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。 2.选中A 列(“工业企业名称所在列)，在“名称栏内，输入“工业企业字符后， 按“ 回车键进行确认。 仿照上面的操作，将B、C……列分别命名为“商业企业、“个体企业…… 3.切换到Sheet1 中，选中需要输入“企业类别的列(如C 列)，执行“数据→ 有效性命令，打开“数据有效性对话框。在“设置标签中，单击“允许右侧的下 拉按钮，选中“序列选项，在下面的“来源方框中，输入“工业企业，“商业企业， “个体企业……序列(各元素之间用英文逗号隔开)，确定退出。 再选中需要输入企业名称的列(如D 列)，再打开“数据有效性对话框，选中“序 列选项后，在“来源方框中输入公式：=INDIRECT(C1)，确定退出。 4.选中C 列任意单元格(如C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别 填入单元格中。然后选中该单元格对应的D 列单元格(如D4)，单击下拉按钮，即 可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。 提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别列，可以选中该列，右 击鼠标，选“隐藏选项，将该列隐藏起来即可。 三、建立“常用文档新菜单 在菜单栏上新建一个“常用文档菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便 随时调用。 1.在工具栏空白处右击鼠标，选“ 自定义选项，打开“ 自定义对话框。在“命 令标签中，选中“类别下的“新菜单项，再将“命令下面的“新菜单拖到菜单栏。 按“更改所选内容按钮，在弹出菜单的“命名框中输入一个名称(如“常用文档 )。 /hzhzhz 2.再在“类别下面任选一项(如“插入选项)，在右边“命令下面任选一项(如 “超链接选项)，将它拖到新菜单(常用文档)中，并仿照上面的操作对它进行命名 (如“工资表等)，建立第一个工作簿文档列表名称。 重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。 3.选中“常用文档菜单中某个菜单项(如“工资表等)，右击鼠标，在弹出的快 捷菜单中，选“分配超链接→打开选项，打开“分配超链接对话框。通过按“查找 范围右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿(如“工资.xls等)文件夹，并选中该工 作簿文档。 重