会务接待及组织的方案.pptVIP

会务接待与组织 主要掌握的内容 、会议接待 会场服务与食宿服务 *三、会议后勤保障 *四、送别参会人员代表 *五、会场善后工作 *六、会议文件的收集、整理与归档 案例分析:请柬发出之后 甚机关定于某月某日在草位礼堂召开总结表彰大会,发了请 袁邀请有头部门的领导光临,在请袁上把开会的附间、地点写 得一溃二楚 接到请袁的几位部门领导很积板,提前朱到礼堂开会。一看会 场布置不像是开表彰会的样子,经询问礼堂负责人才知道,今 天上午礼堂开报告会,某机关的恿结表彰会改换地点了。几位 领导同志感到莫名其妙,个个都很生气,改地点了为什么不重 新通知?一气之下,都回家去了。 事后,会议主办机关的顿导才解释说,因秘书人员工作粗心 在发请東之前还没有与礼堂负贲人取得联糸 厢情感地认为 不会有闷题,便把会议地点写在请東上,等开会的前一天下午 去联糸,才知得礼堂旱已租给别的单位用了,只好临肘改换会 议地点。但由于邀请单位和人员较多,来不及一一通知,结票 造成了上述失误。尽管领导登门道歉,但造成的不良影响也唯 以消除。 这个案倒告诉我们什么呢? 会议要景 会议的要素 1、形式要素 名称、附间、地点、与会人员、会议方式。 2、内容要素: 指导思想、议题、目的、任务、作用。 3、程序要素 会议凖备、会议开始、会议进行、会议结柬、会议决定的贯彻落 实 4、财务要素: 会议经费、会议设各、会议服务设施。 基本任务 1、组织的工作 门)协助领导确定会议议题; (2)根据议題安排议程、日程 (3)发会议通知,负责会议报到; (4)对与会人员进行编组; (5)布置会场,安排座次 (6)负责会议签到 (7)会中组织和协调; 8)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报 道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的 联糸和组织)。 (9)会议的结束收尾工作。 2、文秘工作 )会议文书、讲话稿的起草 (2)会议文书编写 (3)会议文书印发及管理 (4)会后的文件收集,整理和归档 3、生活管理工作 ()与会人员的食宿笞理; (2)会议的财务管理; (3)会议的交通保障 (4)会议的文化活动 (5)与会人员的医疗保健。 4、安全保卫工作 (1)会议的保密工作 (2)会议的警卫工作; (3)会场内外的安全保卫工作 会务工作流程图(会前) 确定会议主题与议题 确定会议名称 确定会议规模与规格 明确会议组织机构1明确会议所需设备和工具确定会议时间与会期 确定与会者名一·选择会议地局一·安排会议议程和日程制发会议通知 安排食住行 准备会议文件材料 制作会议证件 制定会议经费预算方案 布置会场 会场检查 会务工作流程图(会中) 报到及接待工作 组织签到 做好会议记录 议期间外围的卫生工 留存照片资料 会议信息工作 做好会议保密工作 做好后勤保障工作 会务工作流程图(会后) 安排与会人员离会 撰写会议纪要 会议的宣传报道 会议文书的立卷归档 催办与反馈工作 会议总结 案例分析 老黄可算是畅想公司的元老了,自公司成立以来,他就一直从事办公室工作 对于如何做好接待工作,他更是经验丰富。根据多年的实践,他总结出做好 接待的一套工作程序:首先搞清领导意图,然后根据领导意图拟订接待方案, 最后将方案交给领导。制定方案时至少要考虑以下内容: 1、来访客商姓名及其公司名称 2、合同项目概况 3、客商的目的,要求,人数,性别,身份,生活习惯,到达日期 4、工作日程安排及会见,宴会,娱乐活动等的规格,次数,时间,地点。 *5、由相应哪位身份的高级管理人员负责这次接待 6、由谁担任专职陪同人员 7、由谁担任对口工程技术的主谈判,其他谈判人员名单,翻译,后勤服务人 员名单。