{办公文秘}秘书工作职责范围.pdfVIP

{办公文秘}秘书工作职责范围 人物之三：丁霞，女，23 岁，汉族，毕业于首都经贸大学公共管理专业，英语四 级，现就职于上海某台资生物工程公司，任董事长秘书。 在读大学三年级时，她就开始在父亲的房地产公司帮忙，当父亲的助手。大学毕 业后，只身闯荡上海，应聘到这家台资企业，目前已在这家公司工作了一年半。 由于在父亲公司积累的工作经验，她很快便适应了新工作和新环境。她认为秘书 是一个综合性比较强的职业，外表不一定很重要，只要落落大方、衣着得体，实 力才最重要。对于一个成功的秘书也没有年龄和性别的要求，做一名合格的秘书 需要多方面的能力，如知识水平、社交能力、应变能力、承上启下的能力等。 她说，关于人们对女秘书的偏见，的确有个别现象，尤其在外资企业，有的女秘 书和老板关系暧昧。关键是秘书自己要摆正位置，坚持原则。眼下做秘书很锻炼 人，也能学到很多东西，增长很多见识，可以丰富自己的人生经历。 第一节秘书 秘书与工人、农民、教师、工程师、律师等一样，已成为一种社会职业。所 不同的是，秘书职业不是仅存在于某一个行业领域或某一类组织机构中，而是工 农兵学商等各行各业，政治、经济、文化、科教等各类组织机构中，大多都有秘 书，都需要秘书工作。 一、秘书的涵义 《辞海》中，秘书有五种涵义：一是指职务名称之一，是领导的助手。二指 官名。中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、 秘书郎等官职。掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍、皇帝宣布命令的宣示以及宫禁 的图书等工作。三指使馆中介于参赞和随员之间的外交人员。分一等秘书、二等 秘书和三等秘书。受使馆馆长之命进行工作，享有外交特权与豁免权。四指宫禁 里的藏书。《汉书·刘向传》： “诏向领校中五经秘书”。五指谶纬图箓 等书。谶 纬，指汉代流行的宗教迷信。“谶”是巫师或方士制作的一种隐语或预言，作为 吉凶的符验或征兆。“纬”对经而言，是方士化的儒生编集起来附会儒家经典的 各种著作。“图箓”即谶书。 关于现秘书的涵义，仍在不断地探讨和争论之中 ，比较有代表性的大致有以 下几种： 1997 年 12 月中华人民共和国劳动部《秘书职业技能标准》中指出 “秘书： 专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实 施服务的人员”。 1997 年 12 月常崇宜主编《秘书工作概要》“秘书是位居领导人身边或领导机构中 枢，从事办公室事务、办理文书、联系各方，保证领导工作的正常运转，直接为 领导工作服务并为各方面服务的领导的事务与信息助手。” 傅西璐先生提出： “秘书是为领导工作服务的办公室人员，是领导的参谋和 助手”。 秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅 助决策、综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主 事者的参谋和助手。 国际秘书联合会对“秘书”下的定义是：“秘书应是主管人员的一位特殊助 手，他们掌握了办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责 任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断能力，并且在所给予的权力范围内 作出决定。” “秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员。”（杨永清： 《领导·秘书·智囊》，《华中师范大学学报（哲学社会科学版）》1986 年第 2 期） “所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员”。 （史玉峤、陶菊怀主编：《现代秘书学》） 这些看法，各有道理。形式逻辑定义的方法是把某一概念包含在它的属概念 中，并揭示它与同一个属概念下的其他种概念之间的差别，即 “种差”。定义的 公式是：被定义概念=属+种差。 在给秘书下定义的时候，容易出现的以下几个误区：第一，外延过宽。如说 秘书是 “职务的名称之一，是领导助手”。殊不知领导机关的各个部门的工作人 员无不是领导助手。第二，内涵过窄。如说秘书应以从事文字性、文牍性类工作 的人员为主（ “秀才”、 “笔杆子”）。第三，对秘书的要求与估价过高或过低。 前者如将秘书称为 “辅佐”、 “智囊”、 “高参”；后者如将秘书说成专事“三办” （办事、办文、办会）的人员。 这里，我们采用的定义：秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供 辅助管理、综合服务的人员。原因在于：把 “人员”确定为秘书的属概念，比 “国家工作人员”、“公务服务人员”、“助手”更符合秘书个人的身份。把种差确 定为 “辅助管理、综合服务”，是从秘书的服务对象和职能两方面揭示它的本质 属性，并把它和其他人员区