公文写作之道没有规矩不能成方圆文件撰撰写标准化.pptVIP

标准化文件撰写 没有规矩 一不成方圆! 目录 文件的目的与意义 文件架构 文件编写方法 文件管理 文件实施与跟进 丈件的目的和意义 标准化文件体系在各种体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的 角色: (1)符合标准要求 在lSO9001和SO14001的条文中,均要求组织 “建立并保持书面的体系,以全面满足此标准的要求” (2)工作的依据 建立文件体系最重要的作用即是所有的工作有所依循,保持 致和稳定的工作方式,以避免不同的人在操作相同的工作 时出现不一致的工作方式和标准,或者由于口头交待沟通工 作的方式和方法欠明确和清楚。 丈件的目的和意义 (3)提升管理技术水平的基础 当所有的工作要求都文件化后,公司即可在此基础通过日 常工作,不断地完善管理和技术的要求 (4)防止经验的流失 书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的 流失,从而造成动作上的因难。 (5)改善人际关系 由于工作的依据全部在书面上有明确的指令,在执行上大大减 少了口头式的命令和沟通,同时降低了同事之间的磨擦的机会。 (6)员工的责任心和荣誉感 执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容,明确了自 己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感 丈件的架构 (一)目前建立的文件体系,一般企业均将文件架构分为四个层次,即 阶文件:规定/手册 二阶文件:制度办法/程序 三阶文件;工作指导书 四阶文件:表