文件的编号和格式管理办法.pdfVIP

. 文件的编号和格式管理办法 一、 目的 实现公司行文的规范化、标准化。 二、 责任部门 管理处办公室 三、 文件的编号 （一） 以公司名义制发的文件统一由办公室编号发文。 （二） 发文编号按文件类别不同由： ** （公文种类）字[ 年份 ] 序号组成； 分别为： 1、 ** （管）字[ 年份 ] 序号 2、 ** （请）字[ 年份 ] 序号 3、 ** （报）字[ 年份 ] 序号 4 、 ** （办）字[ 年份 ] 序号 5、 ** （函）字[ 年份 ] 序号 6、 ** （会）字[ 年份 ] 序号 （三） 文号说明 1、“管”字：管理处内各类岗位职责、操作规程、各类制度、管理办法等 管理性文件。 2 、“请”字：即“请示”文件，是向上级请示解决困难，答复问题，批准 事项的公文。 请示公文应一文一事， 不得一文数事或一文多头送呈。 为避免多头 请示可用“抄报” （对上级）和“抄送” （对平级）形式解决。 ;. . 3 、“报”字：即“报告”文，是汇报工作，反映情况，提出建议，答复问 题的公文（工作总结、计划等也属此类） 。“报告”中不应夹带请示批示的事项。 4 、“办”字：管理处内部的各类工作布置，事件处理，奖惩决定，人事安 排等。 5、“函”字：管理处向楼内客户、行政主管部门及外单位的行文。 6、“会”字：管理处内部的会议纪要。 （四） 序号说明 1、 序号在文件正式成文后由办公室配发。 2、 序号以不同的文种分类编排。 3、 当年份变动后，序号重头开始不连续。 四、 文件格式 各类文件由：文头部分、行文（正文）部分、文尾部分三部分组成，一般 包括：版头（即发文机关） 、发文序号、标题、主送机关、正文、附件、成文日 期、印章、抄送（报）机关等部分。 （一） 文头部分 分隔线以上各项均为文头部分，文头部分约占公文 A4 纸的 1/5 篇幅。 1、版头： “上海*** 物业管理处”。字体为 1 号黑书加粗。 （当向外行文如 政府主管部门、外协作单位等版头用“上海铭弘经济发展有限公司” ） 2、 发文字号：位于版头下方居中位置，字体为 5 号宋体。 3、 分隔线的线型为直线，粗细为 0.5 磅。 4 、 如属管理性文件（即（管）字类）则： ;. . （1）在首页版头分隔线上 （与发文字号挂平）左边顶格上行为：“版本号 X”， 下行为：“修改码Y”。右边末尾为 “共X 页”。字体与发文字号相同 5 号宋体。（见 附见《公文格式（一） 》） （2 ）在后续页张中版头分隔线居整版的 1/8 篇幅，左边顶格分两行，上行 为“上海 *** 物管处”，下行为“发文字号” 。字体为 5 号宋体。中间居中为“文 件标题”，字体为三号黑体加粗 （如标题一行不够写则合理分拆为二行） 。右边末 尾分二行，上行为“版本号： X，修改码：Y”，下行为“共 X 页 第 Y 页”，字体 为 5