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公文由文秘机构统一处理的规则 公文处理的基本原则 公文处理的基本原则 实事求是的原则 精简的原则 高效的原则 文件收发处理的基本原则 1．准确 文件收发处理的准确原则，就是要求在接收、登记、拟办、批办、传阅 分装、投送、催办、收集整理等每项工作、每个环节中，都要做到保证 质量、符合标准、周详慎密、准确无误。 文件收发处理的准确原则是由文件的严肃性与确定性决定的。文件不同 于报刊、杂志，它庄重、严肃，具有强制性和约束力。党中央、国务院 印发的文件，全国各级党政机关、人民群众都必须坚决贯彻执行；因此， 文件收发处理的每项工作，每个环节，都必须严格按照文件自身要求或 者主管领导的指示，准确运转。比如发文，必须做到分发范围准确、每 个封简书写准确、受文单位应收到的份数准确、留有份数准确等。 2．及时 这是对文件收发的时间和时限要求。它具有在规定的时间里必办，在限 定的时间内必须办完这两层涵义。文件收发坚持及时原则，就是要高效 率、快节奏，反对拖拉和积压；收文、发文的每道工序，每个环节，都 要做到迅速、敏捷、畅达，不拖延、不压误、不停滞。这就要求秘书人 员增强时间观念，养成眼勤、手勤、脚勤习惯，分清轻重缓急，有秩序 快节奏、高效率地处理好文件。 为保证文件收发处理的及时，除了加强秘书工作人员的责任心外，还必 须健全工作制度，明确分工，简化工作手续和层次，改进工作作风，从 而缩短文件的运转、办理周期，提高工作效率。 3．保密 文件收发处理坚持保密原则，就是要严格按照文件自身的保密要求和阅 知范围办事。该发的文件一份不少发，不该发的一份不多发；该阅知的 一定阅知；不该阅知的一定不能阅知。文件的保管和运行要做到不丢失， 不被盗；文件内容不泄露，不被窃，确保党和国家秘密的安全。 秘书的沟通与协调工作：协调的范围与方法 （一）对上关系的协调 对上关系协调的方法主要有以下一些： 1．及时发现问题 2．解决问题的方法 （1）自查： 就是检查本部门自身是否全面领会了上级领导的意图；是否贯彻上级部 门的政策精神；是否局部利益服从整体利益；是否在各个方面与上级领 导保持了一致；是否完成了上级部署的各项工作；是否符合标准等。 （2）整改： 一般而言，如果本部门的工作符合上级部门的要求，得到领导的肯定 认同，就不会产生不和谐的现象。但如果在自查中发现有与上级要求不 一致的地方，那就应该加以整顿、改进，已纠正偏差。 （3）积极请示： 在贯彻执行上级的工作要求时，会遇到各种不同的情况，这些上级在布 置工作时未必都能考虑得尽善尽美。遇到这种情况下级部门不宜擅自决 定，而应多请示，请领导对难以解决的问题予以定夺，以便把工作搞好。 （4）主动汇报： 将本部门的工作安排和进展情况、所遇到的问题等主动向上级部门汇报。 这一方面能使上级全面了解本部门的实际情况，便于作出正确的判断 适当的决策；另一方面的体现了下级对上级领导部门的充分尊重。 在协调工作中应注意： （1）维护领导成员的威信和形象。 （2）维护领导层内部的团结。 （二）对下关系协调 对下关系协调的常用方法有： （1）面商协调法： （2）磋商式协调法： （3）建议式协调法： 秘书对下关系协调时应注意： （1）严守本分不擅权越位。 （2）放手使用，充分信任。 （三）上下双方关系协调 1．对政策变化后的协调步骤 一要使上下对新情况认识一致；二要对撤销原动议上下认同；三要对处 理问题的新方案反复讨论，上下均表示满意。上下级关系的秘书部门在 沟通、联络、交换意见、草拟方案等方面，能起到不可低估的作用。通 过协调可避免下级对上级产生“政策多变”的误会，避免上级对下级产 生“不尊重领导”的看法。 2．上下关系协调工作的一般程序 （1）找准问题。 （2）拟订方案。 （3）实施协调。 3．实施协调中采用的主要方法 （1）文字协调法： （2）信息沟通法： （3）政策对照法： （四）秘书与领导关系的协调 秘书与领导关系协调的步骤主要有 3 步： 1．检查自身 2．提高业务素质 3．主动交流 秘书在处理与领导关系的协调中，应充分注意： （1）总结领导活动规律，正确领会领导意图，在辅助领导工作的职能 地位上，积极主动及时周全地为领导服务。 （2）要不折不扣地完成领导交办的事务，做到忠诚可靠，不假藉领导 的权威谋私，也不向领导献媚讨好。 （3）维护领导的威信，不背后议论，若发现领导工作中的失误和疏漏， 坦诚地当面提出自己的建议和看法，做领导的诤友。 （4）设身处地体谅领导。受到批评要虚心，受到误解