经典公司档案实施及管理办法.pdfVIP

档 案 管 理 办 法 及 实 施 细 则 为了加强和规范公司内部档案管理工作，保证档案完整性和保密性，准确地反映公司 各项工作，根据《中华人民共和国档案法》 、《武汉市档案管理条例》，结合公司实际，特制 定本办法。 一、档案管理 1、主要内容 档案是公司在施工生产及各项管理活动中形成的全部档案的总和。包括保密制度、 行政、经营、生产技术管理档案、会计档案、基本建设、产品、设备档案和人事档案 等，其构成以建设项目、设备和会计、经营档案为主体。 公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和 历史真实面貌的一项工作。 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则 。 2、文件的收集与归档 各部门形成的文件材料，由各部门专职或兼职档案管理人员负责收集管理，并于每 年 12 月 31 日之前向公司办公室办理移交。 一项工作由几个部门参与办理的， 在工作中形成的文件材料， 由主办部门或人员收集，交 办公室备案。会议文件由办公室收集。 档案室在接收移交的档案后，应对移交档案进行检查、汇总、并编制档案总目录。 档案室对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列，存放档案必须有专用的 档案装具，档案排列方法要科学，以便查找。 定期进行对库房档案的清理核对工作，做到账务相符，对破损、载体变质的档案要及时进 行修补或复制。 收进的档案要及时入库，借阅档案归还后，及时放回原处。 3 、公司文件材料归档的基本要求 归档的文件材料必须完整。 归档的文件材料必须准确地反映公司生产、 基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史 过程。 归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 4 、公司文件材料的归档范围 保密办公室：保密相关法规、制度；重要的会议纪要；学习培训资料；工作计划、总 结等。 行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变 迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。 人力资源类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、薪酬福利、培训登记表等。 会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月 报表。 经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材 料，市场经济信息和用户服务工作中形成的文件材料等。 工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸等。 生产计划方面。有各种计划、统计报表和生产管理、统计分析活动中形成的各种文件 材料。 物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件 材料。 其他方面。 5 、档案级别的划分 ： 档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四 个等级。 一级为绝密文件 等级划分为一级。 其等级划分为一级。 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。属非常重要的文件，此类型文件为绝 密文件，其等级划分为一级。 二级为机密文件 三级为秘密文件 反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。属于秘密文件，其等级为三级。 四级为普通文件 6 、归档时间 基建工程或其他技术项目， 在任务完成后或告一段落时， 要将应归档的文件材料组成 保管单位，由项目负责人审定后，向档案管理部归档。 各项管理工作中形成的文件材料， 在一个月内， 要将应归档的文件材料组成保管单位， 由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。 7 、档案的鉴定和销毁 编制档案的保管期限表，保管期限可分永久、长期（ 10-30 年）、短期（ 10 年以下） 三种。 档案鉴定工作由公司档案鉴定领导小组组织进行， 鉴定领导小组由主管档案工作的副 总经理任组长，组员由技术部门和业务部门的负责人等组成。 ? ? 鉴定工作根据各类档案的保管期限进行。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备 考表上注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。