大型招商会议组织接待流程实施办法.pdfVIP

大 型 招 商 会 议 组 织 接 待 流 程 实 施 办 法 大型招商会议（简称“会议）是一种重要的商务活动，作为重要的交流形式，会 议能够通过面对面交流、身体语言的沟通，使所有参会人员对交流的信息能够做出更 全面的理解，会议提供双向的交流机会，可以提问、回答、讨论等等，要开好会议， 会议的组织、会议与活动的组织流程及实施是一个非常严谨的工作。 第一章 会前筹备 会前筹备：是会议和活动举办前的准备工作，准备工作是会议成败的关键因素， 会前筹备包括： 一、大型招商 确定大型招商会议时间要考虑单位的工作任务周期，选在周末的时候，大家相对 不太忙，争取应参加会的人员都能够参加。为使大型招商会议有充分的准备，一般至 少给出 2-5 周的时间提前让参与活动的人了解活动的安排。因此，大型招商会议时间 的确定是一个非常重要的决策，要尽早进行。 二、大型招商 大型招商会议议程是会议要讨论的项目列表，大型招商会议的目的就是在对这些 项目进行沟通，因此议程是整个会议方案的灵魂，是大型招商会议是否能够成功的关 键。因此，议程是整个大型招商会议筹备前需要最早确定的事情之一。 大型招商会议通常的内容包括：企业概况、企业文化、企业发展战略、行业趋势、 市场分析、技术介绍、成功案例、推广方案（营销策略或模式）、合作前景、合作优 势、公司支持、合作方式及费用、合作流程、盈利分析、权益分配、代理商感言、商 户感言等。 在制订议程的时候，要根据工作需要、预算等因素来考虑选择哪些内容是一定需 要的，哪些内容是备选的，哪些项目是全体人员参与，哪些项目是部分人员参与。 三、大型招商 大型招商会议通常有三类相关人员： 1 、领导小组、 2、筹备与接待人员 3 、参会 人员（嘉宾和员工）。 1 、领导小组 领导小组是所有重要事项的决策人，包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等， 为整个会议定下基调； 2 、筹备与接待 筹备与接待人员的职责是：按照领导的安排，为领导小组提供大型招商会议筹备 的具体细节，提供备选方案，供领导决策，在大型招商会会议过程中进行接待，并处 理突发事件，因而也是承担会议成败重要责任的人员，一个会大型招商会议通常是千 头万绪的，筹备与接待人员是否有好的方案，考虑是否周全，会很重要。 ①精心策划 要做好每一项接待工作，首先必须进行方案的策划与制定。只有精心策划、充分 准备，接待活动才有可能成为成功的公关活动。这就要求我们接待人员必须具备较高 素质，树立强烈的责任意识，作为一项政治任务来完成；要树立“每一个人都代表企 业形象，每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质量地完成 每一次接待任务。有些客人可能一生只到我单位造访一次，如果这一次的接待工作热 情周到、精心细腻，企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客 人留下终生的印象。 在接到接待任务时，我们首先了解来宾的基本情况及要求，如：来宾人数、姓名、 性别、职务、职称、年龄、民族、宗教信仰、带队人、来访目的、方式、来访起讫日 期、来访路线、交通工具、生活习惯、饮食爱好、禁忌及其它要求等，这是我们做好 接待工作的基础。根据这些基本资料，提出接待规格和接待方式并制定接待方案，制 订出符合来宾身份的完善的接待工作方案和实施细则，详细安排日程、接站、用车、 就餐、住宿、会议（会见） 、参观等各项活动，充分考虑到各方面的细节，并体现一定 的创意与创新，制作接待工作清单，对接待工作中的各要素进行全面清点，以确保工 作进程的有序性、稳定性和连续性。然后报请领导批准后实施。 ②规范运作 每个企业都有自己的企业文化，作为展示企业形象的“窗口”，接接工作同样需 要有自己的特色和风格。因此，要通过公关接待活动的每一个环节着力体现企业的特 色。不论是宏观的整体方案的策划还是微观的接站牌的设计、汇报材料的写作甚至接 待车辆的停放、接待人员的着装和精神面貌等等，都要努力凸显企业与众不同之处， 让来宾从接待工作的点点滴滴中感受到企业的个性，感受到企业文化的特色。 在接待过程中，要严格按照方案进行程序化运作，使接待工作中的各个环节有序 衔接、首尾相连。细节决定成败，接待工作来不得半点马虎，必须处处留心，周密考 虑，谨慎行事。在重大的接待工作中，接待工作负责人在对全局进行总体把握的前提 下要随时根据接待工作的需要对接