XX海运有限公司认证和定期审核须知.docVIP

发布日期：2020.08.28 DOC、SMC申领、取证、保管须知 编 号： XZ1301 修改号： 2.0 生效日期：2020.09.01 页 次： PAGE 1/3 上海XX海运有限公司 管理文件手册 1 目的 本须知对公司DOC和船舶SMC的认证和定期审核的要求作出规定,旨在规范DOC、SMC的管理，使DOC、SMC得到有效的控制。 2 适用范围 本文适用于进入公司体系的领导、处室及船舶。 3 参照文件 NSM规则第13章“发证和定期审核” 《航运公司安全管理体系审核发证规则》 《航运公司安全管理体系审核发证程序》 4 定义和缩写 4.1 DOC、SMC —— 见《安全管理手册》中“定义和缩写”； 4.2 初次审核 —— 对已建立SMS的航运公司和公司已取得适用于该船种的DOC（或临时DOC）并运行SMS的所属船舶，由主管机关为颁发DOC和SMC而进行的公司初次审核和船舶初次审核称为初次审核； 4.3 年度审核 —— 为保持DOC的有效性，在DOC的每一个周年日（以DOC到期日往前推算）前后3个月内，发证机关对已取得DOC的公司进行的审核称为年度审核； 4.4 中间审核 —— 在船舶SMC有效期内，发证机关对SMC的有效性至少进行一次的中期审核称为中间审核。如仅进行一次，则应在证书的第二和第三周年日（以SMC到期日往前推算）之间完成； 4.5 换证审核 —— 为继续保持DOC、SMC有效，在证书期满之日前6个月内，接受发证机关对DOC、SMC继续有效的审核，称为换证审核。换证审核应在现有DOC、SMC有效期届满前完成； 4.6 跟踪审核 —— 在公司DOC年度审核或附加审核中发现公司安全管理体系及其运行存在严重不符合或大量一般不符合规定的情况且审核发证机构认为已严重影响到安全管理体系运行的有效性时进行的审核称为跟踪审核。跟踪审核安排在相应审核的6个月后实施； 4.7 附加审核 —— 当持有DOC的航运公司船舶发生重大或连续事故；或所管理的船舶在船旗国/港口国监督检查中连续被滞留；或直接利害关系人举报公司安全管理体系存在重大问题；或公司发生其他可能影响安全管理体系运行有效性的重大事件时，由主管机关对DOC进行的审核。 5 职责 5.1 安全总监负责DOC、SMC的认证和定期审核； 5.2 公司体系办具体实施DOC认证和定期审核以及跟踪审核、附加审核工作； 5.3 体系办和船舶具体实施SMC认证和定期审核工作。 6 实施步骤 6.1 DOC 初次审核 6.1.1 组织内审，对不符合规定情况进行纠正； 6.1.2 组织SMS有效性评价或管理复查； 6.1.3 体系办向主管机关提出外审申请，办理初次审核的申请工作； 6.1.4 初次审核申请应向主管机关附送以下材料：安全管理手册；SMS文件清单；SMS有效性评价报告或管理复查报告； 6.1.5 体系办监督相关处室/船舶做好外审中发现的不符合规定情况的纠正工作，并负责把纠正依据按规定时间报送审核机关验证。 6.2 DOC年度审核 6.2.1 组织内审，对不符合规定情况进行纠正，组织SMS有效性评价或管理复查； 6.2.2 体系办向主管机关提出外审申请，办理年度审核的申请、签注工作； 6.2.3 年度审核申请应在DOC周年日之前3个半月内提出； 6.2.4 年度审核申请应向主管机关附送以下材料：上次审核以来对SMS的修改情况说明；上次审核以来公司实施的SMS有效性评价或管理复查的报告； 6.2.5体系办监督相关处室/船舶做好外审中发现的不符合规定情况的纠正工作，并负责把纠正依据按规定时间报送审核机关验证。 6.3 DOC换证审核 6.3.1 组织内审，对不符合规定情况进行纠正； 6.3.2 组织SMS有效性评价或管理复查； 6.3.3 体系办向主管机关提出外审申请，办理换证审核的申请工作； 6.3.4 换证审核申请应在DOC有效期届满之日提前3至6个月提出； 6.3.5 换证审核申请应向主管机关附送以下材料：最新版的安全管理手册；对原SMS的修改说明；SMS文件清单；最新的SMS有效性评价报告或管理复查报告；船舶管理协议（如管理其它公司所属的船舶）； 6.3.6 体系办监督相关处室/船舶做好外审中发现的不符合规定情况的纠正工作，并负责把纠正依据按规定时间报送审核机关验证。 6.4 DOC跟踪审核 6.4.1 安全总监负责组织对不符合规定情况的纠正工作； 6.4.2 体系办监督相关处室/船舶做好外审中发现的不符