详细接待方案.docxVIP

接待方案 十月十五日下午，以与我国A学院的合作校英国B学院的校长为首的15人 代表团前来我们A学院进行考察。目的是为了加强我们两学院的交流，并洽谈 合作事宜。为了做好接待工作，现制定本接待方案。 一、 接待目的：尽最大努力让B国代表团满意，树立我校的良好形象，加强 国际校际之间的合作，实现双赢。 二、 工作宗旨：热情、主动、耐心、周到、细致、安全、高效、确保各项接 待任务圆满完成。 三、 工作时间：10月15日 四、 具体接待地点和相关接待部门职能如下： 1、组织机构 总负责人：高叶 成员：甄姐（总经办主任） 崔槿汐（公关部经理） 苏培盛（服务中心经理） 沈眉庄（财务部经理） 华妃（人事部经理） 接待工作人员职能分配表 门 事冰、 总经办 服务中心 公关部 财务部 人事部 接机、送机 苏培盛 崔槿汐 华妃 环境准备 甄姐 崔槿汐 沈眉庄 会议室 及资料 甄姐 苏培盛 沈眉庄 参观公司 甄姐 崔槿汐 华妃 饮食住宿 苏培盛 沈眉庄 华妃 医疗服务 甄姐 苏培盛 华妃 2、具体工作安排 接机及送机组 负责人：崔槿汐 主要职责：负责联系考察组的接机、送机及其他事务； 工作人员：记者1人(公司宣传部指派)，负责摄像、照相事宜； 温实初，负责生活等相关事务工作。 1、主要工作内容 具体负责与接机、送机相关的业务工作。 机场照像场景的布置。 落实机场贵宾通道、机场贵宾厅接待室横标等相关事务。 基本保障条件：照相机一部、车辆一台、代表团接机牌、雨伞若十。 2、工作细节策划 准备：2013年10月15日到机场实地考察。 贵宾通道相关事宜； 办理工作组进停机坪的相关手续； 工作组临时用餐接待地点、接待方式； 工作组成员提前就位住宿安排等； 根据考察组具体到达的时间安排好接机工作。 接机： 就位。10月15日中午工作组成员到达机场。 设点。 A、 设宣传牌一块，要求醒目、足够大。上书“热烈欢迎 B学院代表团前 来A学院进行考察并合作”(中、英文)； B、 设休息室一间，备好椅子、茶饮用具等； 接人。代表团由接领人员确认后，接领人自我介绍，接过行李交专职 驾驶员； 照相。由负责人、代表团、接领人七人在宣传牌前合影。 用餐。 若代表团在中午12; 00至1: 30,或下午5: 30至7: 00到达机场，临时 用餐安排在机场用自助餐； 转车。送代表团乘坐专车前往预定地点。 照片传回。照相结束后，第一时间内把照片传回指挥部高叶处。 报告。在代表团出发前往 A学院后，把相关信息电话报告指挥部。 3、送机：在机场设接待站，按照相关程序负责安全的送机服务。 代表团车辆服务及信息收集组 负责人：甄姐 主要职责：负责代表团车辆服务工作及代表团人员信息准备 1、 车辆的调配：用公司的中型瑞风豪华商务车 1辆 2、 人员：公司后勤服务中心1个驾驶员 3、 要求：驾驶员要严格遵守各项交通法规，态度认真，努力工作，为 公司增光，不能因为自己的原因而造成代表团对我公司的不良印象。 4、 细节：驾驶员要着装整齐，统一着浅色衬衣，深色西裤，仪表要整 洁大方，态度要不卑不亢，要一切行动听指挥，开车期间不得打手机，要搞 好车内外卫生。 5、 遵守交通法规。行车期间，不准超车，不准占道行驶，不准转急弯， 不准超速，不能吸香烟，不能接听电话。要按指定的线路行车，停车前要给 代表团提示，绝对保证安全行车。停车时要等代表团下车后，再将车辆按秩 序整齐停放到停车点。 6、 车内要备的物品：轻音乐光盘、常用药品、遮阳帽、雨伞、毛巾、矿 泉水、保温壶、活洁工具等。 7、 考察组人员信息登记情况： 考察组人员信息登记表 序 号 来访人 员 职务 爱好 宗 教 信 仰 工作 单位 年 龄 性 别 抵返时间 车 辆 安 排 注 抵达 返回 时间 航班 时间 航班 1 Leo 校长 游泳 无 B 42 男 10 10 瑞 风 412 2 Job 副校 长 摄影 无 35 男 月 月 豪 华 409  3 Mary 教授 唱歌 无 学 院 34 女 15 日 3:00 16 日 21: 00 商 务 车 414 4 Alien 教授 游泳 无 30 男 413 5 John 教授 跳舞 无 22 女 411 （三）食宿服务工作组 负责人：沈眉庄 主要职责：1、负责代表团入住五星级商务洒店食宿接待工作。 2、负责指挥、协调、安排代表团考察期间各个时间段就餐、休息等事宜。 考察组日程安排表 ）丁与 时间 地点 事项 陪同人员 参观人员 备注 1 15日下午 16点 A学院 会议室 欢迎会 A学院院长、 副院长等 A学院教授 及学生 2 15日下午 17点 五星级 洒店 安排入住 沈眉庄 崔槿汐 3 15日下午 17: 30 点 五星级 洒店 欢迎晚宴 高叶、甄姐 崔槿汐 4 15日早上 8点 五星级 洒店