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采购流程及管理制度 为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，确保所采购的物资符合规 定的要求，结合公司实际情况制定本流程和制度。 第一章采购工作的流程 根据项目部制定的材料请购单报采购人员由采购负责人审批确认后，下达 采购计划。采购员依据请购单进行询价、比价，整理好报价单后报与采购负责人 确定供应商进行采购，并签订正式采购合同。 材料到货时采购员应首先通知项目技术人员对材料进行验收，核实无误后， 签字收货，根据合同约定通知财务办理货款结算。 第一条采购计划的制定 1、 项目部根据工程实际需要制定物资请购单，有图纸的应结合图纸要求， 确保材料规格、型号、数量无误并签字后通过传真或扫描件予以申报； 2、 采购员收到材料请购单后由采购负责人审批同意后，或由经理直接邮件 转发的材料采购单，方可实施采购工作。 第二条选择供应商 1、 采购员应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录 或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价， 经分析后进 行议价，议价结果书面上报采购负责人。 2、 在得到供应商的报价信息后，采购人员对供应商的报价条件进行品种、 规格、数量、质量要求等方面进行核对，以保证供应商可以提供的物料符合公司 实际的采购要求，并对供应商所报的价格、交付期、售后服务等方面进行分析比 较，以便选择条件最优的供应商； 第三条询价、比价和议价 1、 根据采购材料的品种、规格、标准、数量和交付期的不同，采购人员应 选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对象。 2、 采购人员根据过去采购的情况、市场变化情况、以及公司成本预算等情 况，确定采购目标价格。 3、 采购期间若有单价如需上涨或降低，应附上书面的原因说明。 4、 供应商提供报价的材料规格与请购规格不同或届代用品时，采购人员应 与项目技术人员书面确认同意后方可采购。 5、 对重大的物资采购，无论是技术、价格谈判，要保证参加人数不少于两 人。 6、 对于金额较大或批量采购的应到对方生产工厂进行实际考察，在充分了 解对方的资信程度、供货能力或现货品质后方可考虑实施合作。 第四条签订采购合同 1、确保在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后，才可签订正式的 采购合同，合同需要列明至少下列条款： 供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式； 采购物料的详细描述：包括品名、型号、规格等，如有超出标准的特 殊要求需特别注明； 订单所采购的数量/重量；单位包装数量/重量；包装件数； 价格：单价，合计价，合同总额，定金或预付款； 交付期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量； 付款方式； 所需的质量证明(检验单、质保单、出厂证明单、化验报告单等) ； 质量保证条款：发生质量问题是进行退换或其他处理方法； 运输方式和销售发票的要求。 2、 采购单经负责人审核后，加盖公司合同章经对方签章后生效。到供应厂 商处现场采购的，由授权代理人签字，对方签章后生效；采购单一式两份，双方 各保存一份。 3、 采购人员应及时跟踪材料交货期，向供应商跟催交货进度。 4、 发货前要求供应商在送货单上注明“订购单编号”及“包装方式”,以便 验收确认。 5、 若分批交货者，采购人员应在送货单注明“分批交货”以资识别。 第二章验收与付款 第一条材料进厂验收 所购材料进场交货时(如：物流)，采购人员通知项目技术负责人，实际活 点件数或称重，对货物携带的有关证件进行验证，经与采购活单或采购合同内容 核对相符后予以签收。如发现不符时，即通知与厂家联系处理； 第二条付款结算 1、采购款项须按采购合同中约定的时间及付款方式由财务部门统一支付。 2、按合同约定需要预付购货款的，由采购人员提供采购申请单、合同复印件、 付款通知书(注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号 )，经采 购负责人同意后，交公司财务部门办理预付货款业务。 第三条进度控制及异常处理 采购人员应特别注意合同注明的到货时间要求，掌握到货进度；发现供货方 发货日期有延误时，应主动与供货厂商联系催交，对异常原因做到及时处理