中建某公司项目部信息控制制度.doc

项目部信息控制制度 1 项目部是一个临时性的组织，控制并管理好各种不同的信息，是项目管理正常运行的保证。 2 通讯联系方式 2.1 总则 项目经理部对内对外联系（甲方、监理、地方政府、上级单位）统由项目行政事务部门主管。所有代表项目经理部外送的文件、函件、报表、报告等一般须经行政事务负责人审核并呈现请项目经理批准后，方能盖章送出。凡以项目经理部名义送出的文件资料应由项目资料管理员留底存档。凡项目上有关人员参加甲方、监理、上级单位、政府机关等方面举办的会议或有关活动取得的资料，反馈项目经理部后应立即上交项目行政事务主管进行审核处理，必要时应附书面汇报。对于不遵守信息管理规定，私自报送资料和遗失、隐瞒有关资料的，可由项目经理酌情处理。 2.2 文件信函往来。 文件信函到达项目部后，由项目行政事务部门拆阅、分类登记、整理，呈请项目部经理阅示，然后根据项目部经理的批示办理或督办文件规定的事项。私人信函由私人亲自拆阅。外发的文件或信函应首先经项目行政事务负责人核稿，然后送项目部经理审阅，经项目部经理同意后，即可安排打印、装订、盖章、封装后送出。外送文件和信函应将原件留存归档。当信函或文件只有独立一份时，应复印留底归档。 2.3 电传和电报 收到电传或电报后，应进行登记，收件人是项目部时，应立即呈请项目部经理阅示，当收件人是私人或部门时，应及时送达本人或部门。 项目外发电传和电报时，应经过项目部经理批准，电传和电报的原件应登记后留存归档。 2.4 地址及通讯联络方式。 项目部成立并开展工作后，应及时编制本项目的主要人员、职责分工、联络方式的文件送达有关各方。同时，项目行政事务负责人应调查并拟定甲方、监理方、地方政府、社会关系、上级部门的地址、负责人、联系电话、传真、传呼、电子信箱等内容的清单，分发项目部各主要人员，以便及时取得联系。 2.5 控制与管理。 文件和资料由项目部行政事务负责人主管。文件和资料的保管与归档由项目经理部资料保管员负责。 对于来往信件，要进行登记形成文件目录，注明来文机关（或来文人），以及文件的主要内容或标题。（详见《项目部收发文规定》） 3 日常资料的传送 3.1 与甲方、监理、地方政府、其它联系单位的往来联系函、报告、变更、签证、会议纪要由项目行政事务部门统一处理。有关文件资料必须先经项目行政事务负责人审核，经项目部经理同意后，留存一份归档，然后复印一份交由具体的职能人员负责办理。 3.2 报送上级主管单位的报表、报告，也应在项目部经理同意后，复印留存一份归档，盖章后送出。 3.3 项目部内部文件和资料的分发，由项目经理部制定文件分发表（见附表）。依表进行发放。 4 电话 项目部的电话日常管理由项目部行政事务部门主管。外来电话应进行登记，打出的电话也应进行登记。 5 电子信函 已设立电子信箱的项目，项目行政事务部门应每天查看信箱，收取邮件，对于收到的邮件要登记、打印、呈批、催办。项目对外发出的电子信件，要按由发文的规定进行管理。 6 会议记录 项目部的重要会议有：安全会议、生产会议、成本会议、图纸会审会议、政治思想工作会等。重要会议应由项目行政事务负责人或指定人员作好记录，形成会议纪要或决定，经项目部经理签发后分发到有关各处。其中生产会议一般由项目生产主管总结撰写。 7 一般参照 一般参照包括图纸和资料上的缩写和略语，应由项目部技术负责人总结形成文件，以便项目有关人员查阅。 8.变更 合同、设计变更、技术复核、工程签证是直接涉及项目预算和进度的重要事项，必须谨慎处理，并严格保存好原始资料。以上各项工作由项目部经理直接负责。 8.1 合同变更的具体工作由项目部的合同预算负责人主管。有关合同变更的文件资料应及时送项目部经理审阅，并送项目行政事务管理负责人处备份归档。合同变更的内容要及时传递到有关各岗位。 8.2 设计变更、工程技术复核的具体工作由项目技术负责人主管。有关设计变更、工程技术复核要备份归档，并及时将信息传递到有关各处。 8.3工程签证的具体工作由项目生产负责人主管。签证资料应及时备份归档和传递。 9.工作记录 项目部工作记录采用施工日志形式。 9.1 整个项目部的施工日志由项目技术副经理负责填写； 9.2 各单位工作的施工日志由相应的栋号他或工他负责填写。 9.3 施工日记一月一交。每月25日各填写责任人必须将施工日记交项目资料负责人处，同时领取空白的日记本。施工日记的填写由项目行政事务负责人进行监督和检查。日记的填写质量作为各责任人的工作考核依据之一。 10、设计文件 10.1 工程设计文件由项目部资料保管员保存完整的一套。设计文件先呈送项目部技术副经理审阅后处理。生产中所需的设计图纸可由项目复制。 10.2 栋号他或工他、技术员领取设计图纸后应仔细保管，严禁损坏或丢弃。下达施