中建某公司项目部档案资料保管制度.doc

项目部档案资料保管制度 1 项目文件资料管理的范围 1.1 商务往来文书：来文、发文副本、内部公文、电报、传真、电子邮件等； 1.2 财务存档资料：支票、账薄、财产目录、统计及会计资料等； 1.3 原始单据类：订购合同、购货单、调拨单、验收单等； 1.4 重要文件类：法律文件、交易契约、标准、规范、企业内部规定； 1.5 重要图表：设计文件、施工计划图、进度表等； 1.6 记录要件：施工日志、施工记录； 1.7 会议资料：会议记录、会议纪要等； 1.8 施工技术、质量、安全等方面的资料； 1.9 电脑资料：磁带、光盘等； 1.10 声像资料：录像带、录音带、照片（底片）、磁盘、光盘等。 2 项目文件资料临时归档办法 2.1 随时收集项目经理部办理完毕的文件，资料按“条款类目”分别存放，次月经检查齐全后，整理立卷归档。 2.2 文件资料整理原则： a制度一套能充分解决项目经理部文件记录保存管理制度。无论是按什幺形式分类，其目的都是为了查找的迅速方便，因此都必须在档案类目里清楚地标明并把档案保存好，每一份文件资料都要清楚地注明它归入的档案类目； b每天都应进行清理归档，以免资料堆积； c熟悉自己管理的档案，了解其它职能人员的归档方法和保管的资料； d每月要清理一次档案，及时清除不必要保存之材料； e准确地做好文件索引，以便于查找。 f归档要注意整洁，归档前要先把资料进行分类，可把材料按类别分组装入一个待办卷宗，以便办理归档时，所有材料都能随手而得，避免盲目查找； g项目文件和资料的归档按有关要求进行组卷；卷内文件要把文字和图样、译文和原文、正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起；卷内页号正面书写在右下角，反面书写在左下角，案卷目录打印四份，卷内目录打印五份。 2.3 案卷厚度一般在1~5公分为宜，装订前应拆除金属物，做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制，装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边；纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折迭整齐；对字迹难以辨认的材料应当附上抄件，案卷标题应标明作者、问题或名称，文字要简炼，确切，用毛笔和钢笔书写，字迹端正。 2.4 根据卷内文件之间的联系，还要进行系统排列、编张号、拟案卷标题、填写案卷封面、确定保管期、装订、案卷排列、编制案卷目录等，档案目录主要由封面、全宗介绍、案卷目录、卷内目录组合而成。 2.5案卷要分类保管 2.6 项目资料保管室的门窗要坚固，做好防盗、防火、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。 2.7 每月对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。 2.8 对于已失去作用的档案资料要进行销毁或用碎纸机进行处理。销毁档案材料要经过认真的鉴定。确定销毁的档案材料必须造册登记，送项目经理和分公司档案主管负责人审批。 附表：项 目 文 件 分 发 参 考 表 文 件 符号 Y—原件 F—供传阅的复印件 E—供认可用 T—附函 AR—需要时提供 凡项目以外的文件都应注明 项目经理 项目 副经 项目副经 项目生产 项目合同预算 项目器材 项目质量 项目质量 项目安全 项目财务 项目劳资 项目行政事务 栋号他或主工他 分包商 甲方 监理工程师 分 公 司 工程承包合 同分公司 F F F AR AR F AR 项目承包责任状 分公司 F F F F F F F F F F Y F 施工组织设计 F F F F F F F F F F Y F F F 项目总进度计划 Y Y Y Y Y Y Y 项目预算书 Y F Y F F Y 项目承包基数测算书 分公司 F F F F 设计文件（图纸） 甲 Y Y F F F Y 变更 甲 F AR F F F F F R F AR F F F 技术复核 F F F F F F Y F AR F F F 签证 F F F F Y F F F F 工程进度计划 Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y AR Y Y Y 工程进度月报 F Y Y Y Y AR Y 项目成本管理资料 F Y Y Y 会议纪要 Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y Y AR Y Y Y 项目管理规定 分公司 F F F F F F F F F F F F 质量体系文件 分公司 F F F F F F F F F F F F