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国际工程施工中的信函管理 摘要：通过信函与业主，监理工程师以及当地其它相关部门的联系，是国际工程 施工中最为常见常用的方式。根据实际情况提出写信申请、正式写信、发函到接 收回信，批示、传阅、存档、执行等环节，组成了信函管理的全部流程。统一的 发信出口，高效的传阅各方来信，科学的分类存档等信函管理方式，不仅能够使 项目工作进展顺利，让各负责人及时了解监理工程师的意见，更能够为索赔提供 准确，充分的文档文件。本文结合博茨瓦纳**项目部信函管理实际，提出了较为 m 科学、高效的信函管理体系。 o c . 关键词：国际工程 信函管理 g n o 我国具有承包国外工程能力的工程公司已经发展到 2OOO 多家，遍布全国 l u 各行各业，市场已经发展到 180 多个国家和地区。2005 年有 49 家企业入选全球 h 前 225 家国际承包商的行列，以累计完成营业额 1358 亿美元，进人前六强，虽 z . 然我国的这49 家占到了前225 强的21.8% ，然而其营业额却只占到总额的8.6%， w 相对那些国际知名的企业我国仍然处于劣势。 w w 国际工程管理质量的高低不仅仅是施工质量的好坏，更包括诸如人力资源管 理、环保安全管理、品牌管理、文档管理等方面，本文结合博茨瓦纳卡玛国际机 网 场项目部信函管理实例，提出一套完整的信函管理系统。 龙 筑 一、 概述 通过信函与业主、监理工程师、政府部门、供货商、分包商的交流，是国际 工程施工中较为常用和常见的方式，不仅能够较为便捷的提出问题，回复问题， 更能够为今后的索赔纠纷留下有效证据。正因为如此，作为项目部基础文件的信 函的管理显得尤为重要。 写信。通过熟悉菲迪克合同条款并具有国际工程施工经验的，有深厚英文功 底的专员写信，能够准备、恰当的反映出事情的真是需要，是项目部顺利施工、 按照规范施工的润滑剂。 收信。收到各方来信后，及时高效的将相关信息反馈给项目经理，并将经理 批示的信函分发给相关负责人传阅，能够让工作运转高效，避免了紧急工作被搁 置，或者无人知晓的情况发生。 存档。科学的存档方法不仅能够为各个部门提供便利的查询条件，也使关于 某个单位、单项工作的信息得到了连续。与此同时，及时将各种信函扫描成电子 版存档可以避免因由于信函丢失造成的不便，更可以创造移动办公的条件。 二、 发信流程 项目部对外书信交流要有统一的窗口，而且要全员参与，层级审批。通过本 m 项目的实践证明，统一的窗口可以保证信函编号的连续性、事件因果的连续性， o