文书档案整理培训[文字可编辑].ppt

六、填盖归档章 1 、归档章加盖在每份文件的首页右上角，如有其他标记或文字时，可酌情向左或向 下适当移动。 2 、归档章的规格：长 15mm × 3 ，宽 8mm × 2 ，样式如下： 全宗 号 年度 室编件 号 问题 保管期 限 馆编件 号 填写方法： 全宗号：应填写地方档案馆给各单位的档案全宗确定的代号，因未进管尚不确定， 暂不填写； 年度：用四位阿拉伯数字填写文件形成的完整的公元纪年，如 2012 ； 室编件号：填写每一份文件的排列序号编号； 问题：按问题分类的填写文件所归入的“问题类别”名称，如“党群工作类”； 如按年度分类的，则不填写； 保管期限：填写“永久、”“ 30 年”、“ 10 年”； 馆编件号：由地方档案馆自行填写或进馆时填写。 七、目录编制 ? 1 、年度分类法：相同保管期限的文 件混年编制目录，不同年度的文件件 号不连续编。 ? 2 、年度机构分类法：相同保管期限、 同一机构的文件混年编制目录，不同 期限、不同机构、不同年的档案件号 不连续。 ? 3 、问题分类法：相同保管期限、同 一问题的文件混年编制目录，不同期 限、不同问题的文件件号不连续。 归档文件目录样式如下： 件号 责任人 文号 题 名 日期 页数 备注 1 乌鲁木齐 市档案局 乌档发 [2012]1 号 关于加强档案管理 工作的通知 2012 0210 12 2 中共乌鲁 木齐市委 组织部 乌党组 干字 [2012] 20 号 干部任免通知 [ 张 XX 、 李 XX] 2012 0220 2 ? 1 、填写方法： ? 件号：按“室编件号”填写。 ? 责任人： ? A 、填写制发文件机关的名称或个人的姓名，一般 以文件的盖章或署名为准； ? B 、机关应填写其全称或通用简称； ? C 、两个或两个以上机关的联合发文，一般只填写 主办单位名称，也就是编发文字号的单位； ? D 、合同、协议应填写甲方、乙方两个单位的名称； ? E 、个人作者填写其姓名，必要时加填职务或身份； ? 文号：填写发文字号，不得省略；无文号的此项不 填。 文书档案整理培训 乌鲁木齐市档案局业务指导处童焱 什 么 是 档 案 档案，是指各机关、团体、企事业单位 和经济组织及个人在工作活动过程中 形成的，具有保存价值的各种文字、 图表、声像等不同形式、不同载体的 历史记录。 档案管理工作是一个单位全局工作的重 要组成部分，全体工作人员都应重视 和支持档案管理工作，切实注意档案 材料的形成和积累，并按照工作职责， 认真做好机关档案的管理工作。 档 案 管 理 部 门 的 职 责 ? （一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法 规和方针政策，制定文件材料归档和档案保 管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制 度； ? （二）负责制定和实施档案工作发展规划和 年度工作计划； ? （三）指导和督促各部门做好各类文件材料 的收集、整理、立卷和归档工作； ? （四）负责档案材料的收集、整理、保管、 鉴定、统计和提供利用工作； ? （五）集中统一管理各种门类和载体的档案 和资料； ? （六）严格执行保密法律法规和有关制度规 定，保护档案的完整与安全； ? （七）按规定定期向地方档案馆移交进馆档 案。 档 案 室 的 管 理 ? 1. 档案室应集中布置，自成一区，不可挪 做其他用房，室内的平面布局应简单紧凑。 ? 2. 档案室要定期检查，通风换气，保持室 内清洁，温湿度适宜（温度 14 ℃ — 24 ℃ ，湿 度 45% — 60% ），如有异常，应及时采取措 施。 ? 3. 档案室内应有“八防”措施：即防盗、 防火、防蛀、防尘、防光、防潮、防鼠、防 高温。 ? 4. 档案室为二级防火区域，严格执行“六 不准”，即不准吸烟、不准未经批准使用明 火、不准用非防爆灯具、不准乱接电源、不 准易燃易爆物品混存、不准闲杂人员进入。 ? 5. 档案阅后归还要正确放入档案盒内，使 档案室内装具和案卷摆放整齐有序、科学有 序、整洁美观。 ? 6. 档案室由档案管理员专职管理，钥匙不 准随意交于他人，进出档案室随手关锁门窗， 确保安全。 档 案 的 分 类 ? 文书档案 ? 人事档案 ? 会计档案（专门档案） ? 业务档案（专门档案） ? 科技（基建档案和设备档案、科研档 案）档案 ? 声像档案（照片、电子档案等） ? 实物档案 （奖状、奖牌、奖杯、书画） 文书档案 ? 文书档案是指在单位工作活动过 程中形成的各种门类和载体的， 具有利用、保存价值，属于归档 范围的全部文件材料。 ? 根据《档案法》相关规定，各部 门负责应归档文件材料的收集和 整理，并定期向档案管理部门移 交归档，实行集中管理。当年形 成的文件材料，应在文件办理完 毕后的次年上半年归档。任何部 门和个人不得将应归档的材料